बैठक नियमावली (५)

नवौ अधिवेशन (६ मार्च २०१६) मा प्रस्तुत : अनुमोदन (६ मार्च २०१६)
प्रथम परिमार्जन (१७ जुन २०१८) :

१. बैठक

किरात राई यायोक्खा हङकङको बैठकलाई तथा बिभिन्न कार्यक्रममा गरिने आशन बर्गियताक्रमलाई बिबाद रहित सभ्य बनाउन यो बैठक नियमावली अनुमोदन गरिएको छ ।

२. बैठक आचार संहिता

  1. तोकिएको समयमा बैठकमा उपस्थित हुनुपर्ने छ ।
  2. बैठकभरी मोबाइल साइलेन्टमा राख्नुपर्नेछ ।
  3. बैठकमा अध्यक्षले आशनगर्दा सबैजना उठिदिन पर्नेछ ।
  4. बैठक बाहीर जानुछ भने अध्यक्षसंग आज्ञा मागेर जानुपर्नेछ ।
  5. बैठकमा एजेन्डा बाहेकका कुराहरुमा छलफल गर्न पाईने छैन ।
  6. बैठकमा अरुको कुरा काट्न पाईने छैन । आफ्नो पालो अनुसार बोल्नु पर्नेछ ।
  7. बैठकमा कुराहरु दोहोऱ्याउन पाउने छैन । समर्थन/बिमती दिए पुग्नेछ ।
  8. बैठकमा समर्थन जनाउन तालि बजाउनु, बिमति जनाउन हात उठाउनु पर्नेछ ।
  9. बैठकमा गाली गलौज, अपशब्द तथा अभद्र बोली प्रयोग गर्न पाईने छैन ।
  10. अनावश्यक कुरा गरेमा अध्यक्षले सभाबाट निष्काशन गर्न सक्नेछ ।
  11. बैठक पश्चात सचिवले निर्णय पढेर सुनाउनु पर्नेछ ।
  12. सचिवले ७ दिन भित्र लिखित निर्णय भाईबर ग्रुपमा राख्नु पर्नेछ ।
  13. बैठकको समापन घोषणा नभई बैठकबाट निस्कन पाईनेछैन ।
  14. निर्णय भएका गोप्य कुराहरु सर्वजानिक गर्न पाईने छैन ।
  15. आचार संहिता पालना नगरे बहुमतले समितिबाट निष्काशन गर्न सक्नेछ ।

३. बैठक संचालन

कार्यक्रम संचालक – सचिव
बैठकखाता लेखन सहयोग– सहसचिव (सम्भव भए)

  1. आशन ग्रहण
    1. अध्यक्ष
    2. प्रज्ञा प्रतिष्ठान (उपस्थिति भए)
    3. संरक्षक परिषद (उपस्थिति भए)
    4. सल्लाहकार समिति
    5. भाषिक संस्था
    6. संयोजकहरु
    7. कार्यसमितिका अन्य पदाधिकारीहरु
  2. बैठक सुरुवात :
    1. गणपुरक संख्या पुगेको घोषणा – अध्यक्षबाट
    2. बैठक आचार संहिता (पहिलो बैठकमा मात्र)– प्रथम उपाध्यक्षबाट
  3. जानकारी :
    1. पत्रचारबारे जानकारी –  सचिव
    2. संक्षिप्त आयब्याय जानकारी – कोषाध्यक्ष
  4. प्रस्ताव बाचन :
    1. प्रस्तावकको नाम सहित – सचिव
    2. अन्य प्रस्ताव भए सोको माग – फ्लोरबाट
  5. छलफल :
    1. प्रस्तावारे प्रस्ट्याउने – प्रस्तावकबाट
  6. सुझावको मागगर्ने :
    1. प्रतिष्ठानबाट
    2. संरक्षकहरुबाट
    3. सल्लाहकारबाट,
    4. भाषिक संस्थाबाट
    5. संयोजकहरुबाट
  7. मत प्रकट :
    1. प्रथम उपाध्यक्ष
    2. महासचिव
    3. सचिव
    4. कोषाध्यक्ष
    5. सहसचिव
    6. सहकोषाध्यक्ष
    7. सदस्यहरुबाट
  8. निर्णायक मत :
    1. अध्यक्षबाट
  9. अर्को बैठकबारे जानकारी – क्यालेण्डर अनुसार
  10. सभा बिर्सजन – अध्यक्षबाट

४. आशन बर्गियता क्रम :

  1. प्रमुख अतिथि :
    1. किराया नेपाल (सम्भव भए) वा,
      आदिबासी जनजाति महासंघ हङकङ
  2. बिशेष अतिथिहरु :
    1. नेपाली महासंघ हङकङ
    2. गैर आवासिय नेपाली संघ हङकङ
    3. नेपाल च्याम्बर अफ कर्मश हङकङ
    4. बृटिश गोर्खा भुपु सैनिक संघ
  3. बिशिष्ठ ब्याक्तित्वहरु :
    1. किराया बिदेश शाखा (उपस्थित भए)
    2. कूलपति (प्रज्ञा प्रतिष्ठान हङकङ)
    3. प्रमुख संरक्षक (अन्तिम भुपु अध्यक्ष)
    4. प्रमुख सल्लाहकार (निवर्तमान अध्यक्ष)
    5. प्रमुख कूबीमी (सम्पुर्ण कूबीमीहरुको प्रतिनिधित्व)
    6. संयोजकहरु (नियुक्ति भएको भए)
  4. अतिथिहरु : आदिवासी जनजाती महासंघ हङकङका सदस्य संस्थाहरु
    1. किरात याक्थुङ चुम्लुङ हङकङ
    2. किरात सुनुवार सेवा समाज हङकङ
    3. किरात याक्खा छुम्मा हङकङ
    4. तमु ट्योहुल हङकङ
    5. मगर समाज हङकङ
    6. तामाङ घेदुङ हङकङ
    7. शेर्पा समाज हङकङ
    8. नेवार समाज हङकङ
    9. थकाली समाज हङकङ
    10. दुरा समाज हङकङ
  5. बिशेष ब्याक्तित्वहरु :
    1. भुपु अध्यक्षहरु
    2. सल्लाहकारहरु
    3. भाषिक संस्थाका अध्यक्षहरु
    4. प्राज्ञहरु
  6. किरात राई अध्यक्ष भएका क्षेत्रिय संघसंस्थाहरु ।

५. निमन्त्रणा नगरिने संघ संस्थाहरु :

  1. किरात राई अध्यक्ष भएका क्षेत्रिय संस्था बाहेक अन्य संघसंस्थाहरुलाई निमन्त्रणा गरिने छैन तर कार्यक्रममा उपस्थित भएमा आशन गराईने छ ।
  2. किरात राई अध्यक्ष भएपनि धार्मिक संघसंस्था भए आशन गराईने छैन ।

६. कार्यक्रम प्रस्ताव लेखन :

नया कार्यक्रमहरु ल्याउने भए लिखित प्रस्ताव ल्याउनु पर्ने छ । लिखित प्रस्तावहरु ल्याउदा प्रस्तावमा निम्न बुँदाहरुको विस्तृत बिवरण लेखिएको हुनुपर्ने छ ।

  1. कार्यक्रमको नाम :
  2. कार्यक्रमको संक्षिप्त बिवरण :
  3. कार्यक्रमको उदेश्य :
  4. लक्षित समुह :
  5. निति/नियम/विधि
  6. अनुमानित खर्च :
  7. आय श्रोत :
  8. कार्यक्रम रुपरेखा
    • आवश्यक सामाग्रीहरु :
    • सुचना/निमन्त्रणा :
    • उद्घाटन/प्रार्थना/मुन्धुम :
    • खानपान/सम्मान/शिर उठाउनी :
  9. कार्य बाँडफाँड :

७. सचिवको मातहातमा रहने खातापाताहरु :

(क) बैठक खाता :

बैठक खातामा  बैठक नं, मिति, समय, स्थान, संस्थाको नाम, अध्यक्षको नाम उल्लेख भएको हुनुपर्ने छ । तेसपछि कार्य समितिको नाम र हस्ताक्षर गर्ने भाग राख्नु पर्नेछ । बिचभागमा प्रस्ताव र प्रस्तावकको नाम लेखिनु पर्नेछ  अनि निर्णय भएको कुरा लेखिनु पर्नेछ । अन्त्यमा अर्को बैठकको मिति, समय र स्थान लेखि अध्यक्षले सभा बिर्सजन गरेको कुरा लेख्नु पर्नेछ । कार्य समितिबाहेका अन्यको उपस्थिति छ भने सो समेत उल्लेख गरि हस्ताक्षर गर्न लगाउन पर्नेछ । यस खाताको दुरुस्त सचिवले गर्ने छ ।

(ख) गतिविधि खाता

किरात राई यायोक्खा हङकङले गरेका बिविध कार्यक्रमहरुको फोटो सहितको बिबरण गतिबिधि खातामा अभिलेख गरिनेछ । यस खाताको आधारमा गतिबिधिलाई kiratrai.org मा प्रकाशन गरिने छ । यस खाताको दुरुस्त सचिवले गर्नेछ ।

(ग) उपस्थिती खाता

किरात राई यायोक्खा हङकङलाई हङकङमा बसोबास गर्ने किरात राईहरुको सम्पर्क केन्द्रको रुपमा स्थापना गर्न विविध कार्यक्रमा उपस्थिती भएको बेला सम्पर्क बिवरण नाम, थर र फोन नम्बर भएको उपस्थिति खाता प्रयोग गरिने छ । यस खाताको दुरुस्त सहसचिवले गर्नेछ ।

(घ) संगठानिक प्रतिवेदन खाता :

यस खाता बैठक खाता, गतिबिधि खाता र उपस्थिति खाता हेरी संक्षिप्तरुपमा बर्षको अन्त्यमा तयार गरिन्छ । यस खाता तयार बनाउने सचिवमा जिम्मेवारी रहने छ । यस खाता साधारण सभा वा अधिवेशनले अनुमोदन गर्नु पर्ने हुन्छ ।

  1. बैठक/साधारण सभा
    • नियमित बैठक
    • आकस्मिक बैठक
    • साधारण सभा
  2. बार्षिक कार्यक्रम
    • चूलापूजा/ साकेला उभौली
    • पित्रीपूजा/ साकेला उधौली
    • साउने संक्राति
    • माघे संक्राति/येलेदुङ/स्थापना दिवस
    • देउसेभैलो
  3. संस्कार तर्फ
    • गर्भ संस्कार
    • जन्म संस्कार
    • नौरान
    • भात खुलाई
    • छेवर/गुन्युचोली
    • बिवाह संस्कार
    • मृत्य संस्कार
  4. चुला दर्शन
  5. खेलकुद/संगित/प्रकाशन
  6. शुभकामना/बधाई
  7. आर्थिक सहयोग
डाउनलोड बैठक आचार संहिता
डाउनलोड बैठकको रुपरेखा
डाउनलोड बैठक खाताको नमुना
डाउनलोड गतिविधि खाताको नमुना
डाउनलोड उपस्थिति खाताको नमुना

(समाप्त)