श्री शशि मदन राई द्वारा प्रस्तावित
नवौ अधिवेशनले पारितगरेको बिभाग नियमावली २०१६

 ६. बैठक नियमावली

१.  बैठक आचार संहिता

१. पदाधिकारीहरु तोकिएको समयमा बैठकमा उपस्थित हुनुपर्ने छ ।
२. बैठकभरी मोबाइल साइलेन्टमा राख्नुपर्नेछ ।
३. बैठकमा अध्यक्षले आशन गर्न उठ्दा सम्मानको लागि सबैजना उठिदिन पर्नेछ ।
४. बैठक बाहीर जानुछ भने अध्यक्ष संग आज्ञा मागेर जानुपर्नेछ ।
५. बैठकमा एजेन्डा बाहेकका कुराहरुमा छलफल गर्न पाईने छैन ।
६. बैठकमा अरुको कुरा काट्न पाईने छैन । आफ्नो पालो अनुसार बोल्नु पर्नेछ ।
७. बैठकमा अरुले गरिसकेको कुराहरु दोहोऱ्याउन पाउने छैन । समर्थन वा बिमती दिए पुग्नेछ ।
८. बैठकमा समर्थन जनाउन तालि बजाउनु पर्नेछ। बिमति जनाउन हात उठाउनु पर्नेछ ।
९. बैठकमा गाली गलौज, अपशब्द तथा अभद्र बोली प्रयोग गर्न पाईने छैन ।
१०. बैठकमा अनावश्यक कुरा गरेमा अध्यक्षले सभाबाट निष्काशन गर्न सक्नेछ ।
११. बैठक पश्चात सचिवले निर्णय पढेर सुनाउनु पर्नेछ ।
१२. सचिवले ७ दिन भित्र लिखित निर्णय जानकारीको लागि भाईबर ग्रुपमा राख्नु पर्नेछ ।
१३. बैठकको समापन घोषणा नभई बैठकबाट निस्कन पाईनेछैन ।
१४. बैठकमा निर्णय भएका सर्वजानिक गर्न नहुने कुराहरु सर्वजानिक गर्न पाईने छैन ।
१५. संचालक समितिले आचार संहिता पालना नगरेको बहुमतले निर्णय गरेमा संचालक समितिबाट निष्काशन गर्न सकिनेछ ।

२. बैठकको रुपरेखा

१. कार्यक्रम संचालक – सचिव
२. बैठकखाता लेखन – सहसचिव

३. अध्यक्षको आशन
४. सल्लाहकारहरुको आशन
५. अन्यपदाधिकारीहरुको पदियहैसियत अनुसार आसन
६. बिभागीय संयोजकहरुको आशन

७. पत्रचारबारे जानकारी –  सचिव
८. आयब्याय जानकारी – कोषाध्यक्ष

९. प्रस्ताव बाचन – सचिव
१०. प्रस्तावको माग – फ्लोरमा

११. प्रस्तावारे प्रस्ट्याउने – प्रस्तावक
१२. सुझावको मागगर्ने – सल्लाहकारहरुबाट, अनि संयोजकहरुबाट
१३. निर्णायक बिचार – पदाधिकारीहरुबाट पदिय हैसियतको आधारमा
१४. निर्णय – अध्यक्षबाट

१५. अर्को बैठकबारे जानकारी – क्यालेण्डर अनुसार
१६. सभा बिर्सजन – अध्यक्षबाट

३. बैठकका अनिवार्य एजेण्डाहरु

१. पत्रचारबारे जानकारी
२. आयब्याय जानकारी

४. सचिवको मातहातमा रहने खातापाताहरु :

(क) बैठक खाता :

बैठक खातामा  बैठक नं, मिति, समय, स्थान, संस्थाको नाम, अध्यक्षको नाम उल्लेख भएको हुनुपर्ने छ । तेसपछि संचालक समितिलको नाम र हस्ताक्षर गर्ने भाग राख्नु पर्नेछ । बिचभागमा प्रस्ताव र प्रस्तावकको नाम लेखिनु पर्नेछ  अनि निर्णय भएको कुरा लेखिनु पर्नेछ । अन्त्यमा अर्को बैठकको मिति, समय र स्थान लेखि अध्यक्षले सभा बिर्सजन गरेको कुरा लेख्नु पर्नेछ । संचालक समितिबाहेका अन्यको उपस्थिति छ भने सो समेत उल्लेख गरि हस्ताक्षर गर्न लगाउन पर्नेछ । यस खाताको दुरुस्त सचिवले गर्ने छ ।

(ख) गतिविधि खाता

किरात राई यायोक्खा हङकङले गरेका बिविध कार्यक्रमहरुको फोटो सहितको बिबरण गतिबिधि खातामा अभिलेख गरिनेछ । यस खाताको आधारमा गतिबिधिलाई kiratrai.org मा प्रकाशन गरिने छ । यस खाताको दुरुस्त सचिवले गर्नेछ ।

(ग) उपस्थिती खाता

किरात राई यायोक्खा हङकङलाई हङकङमा बसोबास गर्ने किरात राईहरुको सम्पर्क केन्द्रको रुपमा स्थापना गर्न विविध कार्यक्रमा उपस्थिती भएको बेला सम्पर्क बिवरण नाम, थर र फोन नम्बर भएको उपस्थिति खाता प्रयोग गरिने छ । यस खाताको दुरुस्त सहसचिवले गर्नेछ ।

(घ) प्रगति प्रतिवेदन खाता :

यस खाता बैठक खाता, गतिबिधि खाता र उपस्थिति खाता हेरी संक्षिप्तरुपमा बर्षको अन्त्यमा तयार गरिन्छ । यस खाता तयार बनाउने सचिवमा जिम्मेवारी रहने छ । यस खाता साधारण सभा वा अधिवेशनले अनुमोदन गर्नु पर्ने हुन्छ ।

(समाप्त)