बैठक नियमावली (१)

किरात राई यायोक्खा हङकङको बैठकलाई सभ्य बनाउन यो बैठक नियमावली लागु गरिएको छ ।

१. बैठक आचार संहिता

  1. तोकिएको समयमा बैठकमा उपस्थित हुनुपर्ने छ ।
  2. बैठकभरी मोबाइल साइलेन्टमा राख्नुपर्नेछ ।
  3. बैठक बाहीर जानुछ भने अध्यक्षसंग आज्ञा मागेर जानुपर्नेछ ।
  4. बैठकमा एजेन्डा बाहेकका कुराहरुमा छलफल गर्न पाईने छैन ।
  5. बैठकमा अरुको कुरा काट्न पाईने छैन । आफ्नो पालो अनुसार बोल्नु पर्नेछ ।
  6. बैठकमा कुराहरु दोहोऱ्याउन पाउने छैन । समर्थन/बिमती दिए पुग्नेछ ।
  7. बैठकमा समर्थन जनाउन तालि बजाउनु, बिमति जनाउन हात उठाउनु पर्नेछ ।
  8. बैठकमा गाली गलौज, अपशब्द तथा अभद्र बोली प्रयोग गर्न पाईने छैन ।
  9. अनावश्यक कुरा गरेमा अध्यक्षले सभाबाट निष्काशन गर्न सक्नेछ ।
  10. बैठक पश्चात सचिवले निर्णय पढेर सुनाउनु पर्नेछ ।
  11. सचिवले ७ दिन भित्र लिखित निर्णय कार्यसमिति संजाल ग्रुपमा राख्नु पर्नेछ ।
  12. बैठकको समापन घोषणा नभई बैठकबाट निस्कन पाईनेछैन ।
  13. निर्णय भएका गोप्य कुराहरु सर्वजानिक गर्न पाईने छैन ।
  14. आचार संहिता पालना नगरे बहुमतले समितिबाट निष्काशन गर्न सक्नेछ ।

२. बैठक आशन बर्गियताक्रम :

  1. बैठकको अध्यक्ष वा मुलसंयोजक
  2. सल्लाहकार समिति (उपस्थिति भए)
  3. संरक्षक परिषद (उपस्थिति भए)
  4. प्रज्ञा प्रतिष्ठान (उपस्थिति भए)
  5. भाषिक संस्थाका अध्यक्षहरु (उपस्थिति भए)
  6. अन्य संयोजकहरु (उपस्थिति भए)
  7. कार्यसमिति पदाधिकारीहरु

३. बैठकको रुपरेखा

बैठक संचालन – सचिव
बैठकखाता लेखन सहयोग– सहसचिव

  1. आशन ग्रहण
    1. बैठक आशन बर्गियताक्रम अनुसार
  2. बैठक सुरुवात :
    1. बैठक आचार संहिता (पहिलो बैठकमा मात्र)
  3. जानकारी :
    1. पत्रचारबारे जानकारी –  सचिव
    2. संक्षिप्त आयब्याय जानकारी – कोषाध्यक्ष
  4. प्रस्ताव बाचन :
    1. प्रस्तावकको नाम सहित – सचिव
    2. अन्य प्रस्ताव भए सोको माग – फ्लोरबाट
    3. भावि कार्यक्रमबारे कार्यसुचि प्रस्तुति
  5. छलफल :
    1. प्रस्तावारे प्रस्ट्याउने – प्रस्तावकबाट
  6. सुझावको मागगर्ने :
    1. सल्लाहकारबाट (उपस्थिति भए)
    2. संरक्षकहरुबाट (उपस्थिति भए)
    3. प्रतिष्ठानबाट (उपस्थिति भए)
    4. भाषिक संस्थाबाट (उपस्थिति भए)
    5. संयोजकहरुबाट (उपस्थिति भए)
  7. मत प्रकट :
    1. प्रथम उपाध्यक्ष
    2. महासचिव
    3. सचिव
    4. कोषाध्यक्ष
    5. सहसचिव
    6. सहकोषाध्यक्ष
    7. सदस्यहरुबाट
  8. निर्णय :
    1. अध्यक्षबाट
  9. अर्को बैठकबारे जानकारी –
  10. सभा बिर्सजन – अध्यक्षबाट

४. बैठकको सुचना

किराया हङकङले बैठकको सुचना वा बैठकको निर्णय संप्रेशन गर्न एक कार्यसमिति संजाल समुह निर्माण गरिने छ । यसको एडमिन सचिव रहने छ । अधिवेशन पछि सचिवले नवसचिवलाई हस्तान्तरण गर्दै जाने छ । यस संजालमा राखेको सुचनालाई आधिकारिक मानिने छ । संजालमा निम्न पदाधिकारीहरु रहनेछ ।

  1. कार्यसमितिका पदाधिकारीहरु
  2. भाषिक संस्थाका अध्यक्षहरु
  3. कार्यसमितिका सल्लाहकारहरु
  4. बिभागका मुल संयोजकहरु
  5. संरक्षक परिषदका संरक्षकहरु
  6. प्रज्ञा प्रतिष्ठानका कुलपती
  7. कूबीमीहरु

५. प्रथम बैठकका महत्वपुर्ण एजेण्डा

अधिवेशन पश्चात किराया हङकङको कार्यलाई चुस्त बनाउन पहिलो बैठकमा निम्न अनुसारको एजेण्डा पास गर्नु पर्नेछ ।

  1. पुर्ण कार्य समिति गठन
  2. सल्लाहकारको नियुक्ति
  3. विभाग प्रमुखहरुको नियुक्ति
  4. मुल संयोजकहरुको नियुक्ति
  5. विभाग प्रशिक्षण – काम, कर्तब्य र अधिकार
  6. बार्षिक क्यालेण्डर अनुमोदन

६. अन्तिम बैठकका महत्वपुर्ण एजेण्डा

अधिवेशनमा निर्वाचन नहोस, सहमतिमा अधिवेशन होस भन्ने हेतुले अन्तिम बैठकमा संस्थापन तर्फबाट कम्तिमा निम्न ७ पदाधिकारीहरुको नामावली सहमति गराई घोषणा गराउनु पर्दछ । तर अधिवेशनको दिन जोकोही योग्यता पुगेका किरात राईहरु निर्वाचनमा भाग लिन बाट बन्देज गरिने छैन ।

  1. अध्यक्ष
  2. प्रमुख उपाध्यक्ष
  3. महासचिव
  4. कोषाध्यक्ष
  5. सचिव
  6. सहसचिव
  7. सहकोषाध्यक्ष

७. सघसंस्था बर्गियता क्रम :

    1. प्रमुख अतिथि :
      1. किराया नेपाल (सम्भव भए) वा,
        आदिबासी जनजाति महासंघ हङकङ
    2. बिशिष्ठ अतिथिहरु :
      1. किरात याक्थुङ चुम्लुङ हङकङ
      2. किरात सुनुवार सेवा समाज हङकङ
      3. किरात याक्खा छुम्मा हङकङ
    3. बिशेष अतिथिहरु :
      1. नेपाली महासंघ हङकङ
      2. गैर आवासिय नेपाली संघ हङकङ
      3. नेपाल च्याम्बर अफ कर्मश हङकङ
      4. बृटिश गोर्खा भुपु सैनिक संघ
    4. अतिथिहरु : आदिवासी जनजाती महासंघ हङकङका सदस्य संस्थाहरु
      1. तमु ट्योहुल हङकङ
      2. मगर समाज हङकङ
      3. तामाङ घेदुङ हङकङ
      4. शेर्पा समाज हङकङ
      5. नेवार समाज हङकङ
      6. थकाली समाज हङकङ
      7. दुरा समाज हङकङ
      8. किरात राई अध्यक्ष भएका क्षेत्रिय संघसंस्थाहरु ।

८. निमन्त्रणा नगरिने संघसंस्थाहरु :

  1. माथिका बाहेक अन्य संघसंस्थाहरुलाई निमन्त्रणा गरिने छैन । किरात राई अध्यक्ष भएको संस्था भएपनि धार्मिक संस्था भए निमन्त्रणा गरिने छैन ।

९. खातापाताहरु :

बिभिन्न गतिविधिहरुको रेर्कड राख्न निम्न खातापाताहरु राखिने छ ।

(क) गतिविधि खाता

किरात राई यायोक्खा हङकङले गरेका बिविध कार्यक्रमहरुको फोटो सहितको बिबरण गतिबिधि खातामा अभिलेख गरिनेछ । गतिबिधिलाई “kiratrai.org” वेभसाईडमा र “किरात राई यायोक्खा हङकङ” फेशबुक पेजमा प्रकाशन गरिने छ । खाताको दुरुस्त महासचिवले गर्नेछ ।

(ख) बैठक खाता :

बैठक खातामा  बैठक नं, मिति, समय, स्थान, संस्थाको नाम, अध्यक्षको नाम उल्लेख भएको हुनुपर्ने छ । तेसपछि कार्य समितिको नाम र हस्ताक्षर राख्नु पर्नेछ । बिच भागमा प्रस्ताव र प्रस्तावकको नाम लेखिनु पर्नेछ अनि निर्णय भएको कुरा लेखिनु पर्नेछ । त्यसपश्चात कार्य समिति बाहेक अन्यको उपस्थिति छ भने सो उल्लेख गर्न पर्नेछ । अन्तिममा अर्को बैठकको मिति, समय र स्थान लेखि अध्यक्षले बैठक बन्द गरेको लेख्नु पर्ने छ । यस खाताको अपडेट “किराया कार्यसमिति” सामाजिक संजाल समुहमा गरिने छ । खाताको दुरुस्त सचिवले गर्ने छ ।

(ग) उपस्थिती खाता

किरात राई यायोक्खा हङकङलाई हङकङमा बसोबास गर्ने किरात राईहरुको सामाजिक संजाल निर्माण गर्न विविध कार्यक्रमा किरात राईहरु उपस्थिती भएको बेला नाम, थर र फोन नम्बर भएको उपस्थिति खाता राखिने छ । यसको अपडेट “सुप्तुलुङ खिम” संजाल समुहमा गरिने छ । खाताको दुरुस्त सहसचिवले गर्नेछ ।

१०. कार्य सुचि :

किरात राई यायोक्खा हङकङले कार्यक्रमहरु गर्दा कार्य सुचि (Event Prospectus) तयार गरि बैठकमा छलफल गराउनु पर्दछ । कार्य सुचि तयार गर्दा कम्तिमा निम्न बिवरण नछुटाई लेखिएको हुनुपर्ने छ ।

  1. अनुसुचि १
    1. कार्यक्रमको नाम :
    2. कार्यक्रम बारेमा :
    3. कार्यक्रमको उदेश्य :
    4. लक्षित समुह र संख्या :
    5. कार्यक्रम तालिका :
  2. अनुसुचि २
    1. नियम/विधि:
    2. मुन्धुम :
  3. अनुसुचि ३
    1. आवश्यक सामाग्रीहरु :
    2. खानपान/शिर उठाउनी :
  4. अनुसुचि ४
    1. अनुमानित खर्च :
    2. आम्दानीको श्रोत :
  5. अनुसुचि ५
    1. कार्यक्रमको रुपरेखा:
    2. कार्य बिभाजन :

डाउनलोड

डाउनलोड बैठक आचार संहिता
डाउनलोड बैठकको रुपरेखा
डाउनलोड बैठक खाताको नमुना
डाउनलोड गतिविधि खाताको नमुना
डाउनलोड उपस्थिति खाताको नमुना

(समाप्त)