नवौ अधिवेशन द्वारा अनुमोदनगरेको नियमावली २०१६

 बैठक नियमावली (६)

१.  बैठक आचार संहिता

१. पदाधिकारीहरु तोकिएको समयमा बैठकमा उपस्थित हुनुपर्ने छ ।
२. बैठकभरी मोबाइल साइलेन्टमा राख्नुपर्नेछ ।
३. बैठकमा अध्यक्षले आशन गर्न उठ्दा सम्मानको लागि सबैजना उठिदिन पर्नेछ ।
४. बैठक बाहीर जानुछ भने अध्यक्ष संग आज्ञा मागेर जानुपर्नेछ ।
५. बैठकमा एजेन्डा बाहेकका कुराहरुमा छलफल गर्न पाईने छैन ।
६. बैठकमा अरुको कुरा काट्न पाईने छैन । आफ्नो पालो अनुसार बोल्नु पर्नेछ ।
७. बैठकमा अरुले गरिसकेको कुराहरु दोहोऱ्याउन पाउने छैन । समर्थन वा बिमती दिए पुग्नेछ ।
८. बैठकमा समर्थन जनाउन तालि बजाउनु पर्नेछ। बिमति जनाउन हात उठाउनु पर्नेछ ।
९. बैठकमा गाली गलौज, अपशब्द तथा अभद्र बोली प्रयोग गर्न पाईने छैन ।
१०. बैठकमा अनावश्यक कुरा गरेमा अध्यक्षले सभाबाट निष्काशन गर्न सक्नेछ ।
११. बैठक पश्चात सचिवले निर्णय पढेर सुनाउनु पर्नेछ ।
१२. सचिवले ७ दिन भित्र लिखित निर्णय जानकारीको लागि भाईबर ग्रुपमा राख्नु पर्नेछ ।
१३. बैठकको समापन घोषणा नभई बैठकबाट निस्कन पाईनेछैन ।
१४. बैठकमा निर्णय भएका सर्वजानिक गर्न नहुने कुराहरु सर्वजानिक गर्न पाईने छैन ।
१५. संचालक समितिले आचार संहिता पालना नगरेको बहुमतले निर्णय गरेमा संचालक समितिबाट निष्काशन गर्न सकिनेछ ।

२. बैठकको रुपरेखा

१. कार्यक्रम संचालक – सचिव
२. बैठकखाता लेखन – सहसचिव

३. अध्यक्षको आशन
४. सल्लाहकारहरुको आशन
५. अन्यपदाधिकारीहरुको पदियहैसियत अनुसार आसन
६. बिभागीय संयोजकहरुको आशन

७. पत्रचारबारे जानकारी –  सचिव
८. आयब्याय जानकारी – कोषाध्यक्ष

९. प्रस्ताव बाचन – सचिव
१०. प्रस्तावको माग – फ्लोरमा

११. प्रस्तावारे प्रस्ट्याउने – प्रस्तावक
१२. सुझावको मागगर्ने – सल्लाहकारहरुबाट, अनि संयोजकहरुबाट
१३. निर्णायक बिचार – पदाधिकारीहरुबाट पदिय हैसियतको आधारमा
१४. निर्णय – अध्यक्षबाट

१५. अर्को बैठकबारे जानकारी – क्यालेण्डर अनुसार
१६. सभा बिर्सजन – अध्यक्षबाट

३. बैठकका अनिवार्य एजेण्डाहरु

१. पत्रचारबारे जानकारी
२. आयब्याय जानकारी

४. सचिवको मातहातमा रहने खातापाताहरु :

(क) बैठक खाता :

बैठक खातामा  बैठक नं, मिति, समय, स्थान, संस्थाको नाम, अध्यक्षको नाम उल्लेख भएको हुनुपर्ने छ । तेसपछि संचालक समितिलको नाम र हस्ताक्षर गर्ने भाग राख्नु पर्नेछ । बिचभागमा प्रस्ताव र प्रस्तावकको नाम लेखिनु पर्नेछ  अनि निर्णय भएको कुरा लेखिनु पर्नेछ । अन्त्यमा अर्को बैठकको मिति, समय र स्थान लेखि अध्यक्षले सभा बिर्सजन गरेको कुरा लेख्नु पर्नेछ । संचालक समितिबाहेका अन्यको उपस्थिति छ भने सो समेत उल्लेख गरि हस्ताक्षर गर्न लगाउन पर्नेछ । यस खाताको दुरुस्त सचिवले गर्ने छ ।

(ख) गतिविधि खाता

किरात राई यायोक्खा हङकङले गरेका बिविध कार्यक्रमहरुको फोटो सहितको बिबरण गतिबिधि खातामा अभिलेख गरिनेछ । यस खाताको आधारमा गतिबिधिलाई kiratrai.org मा प्रकाशन गरिने छ । यस खाताको दुरुस्त सचिवले गर्नेछ ।

(ग) उपस्थिती खाता

किरात राई यायोक्खा हङकङलाई हङकङमा बसोबास गर्ने किरात राईहरुको सम्पर्क केन्द्रको रुपमा स्थापना गर्न विविध कार्यक्रमा उपस्थिती भएको बेला सम्पर्क बिवरण नाम, थर र फोन नम्बर भएको उपस्थिति खाता प्रयोग गरिने छ । यस खाताको दुरुस्त सहसचिवले गर्नेछ ।

(घ) प्रगति प्रतिवेदन खाता :

यस खाता बैठक खाता, गतिबिधि खाता र उपस्थिति खाता हेरी संक्षिप्तरुपमा बर्षको अन्त्यमा तयार गरिन्छ । यस खाता तयार बनाउने सचिवमा जिम्मेवारी रहने छ । यस खाता साधारण सभा वा अधिवेशनले अनुमोदन गर्नु पर्ने हुन्छ ।

कोषाध्यक्षको मातहातमा रहने खाताहरु

(क) दैनिक आयब्याय खाता

कार्य समितिको दैनिक आर्थिक कृयाकलापलाई दुरुस्त राख्न दैनिक खाता राखिनेछ। यस खाताको दुरुस्त कोषाध्यक्षले गर्नेछ । हरेक कार्य समितिको बैठकमा दैनिक आयब्याय खाता हेरी अनुमोदन गरिने छ ।

(ख) नाफा/नोक्सान खाता र वासलात

दैनिक आय/ब्याय खाताको आधारमा आर्थिक बर्षको अन्तिममा नाफा/नोक्सान खाता र वासलात तयार गरिनेछ । यस खाता तयार बनाउने जिम्मा कोषाध्यक्ष वा लेखा परिक्षकको रहनेछ । नाफा/नोक्सान खाता र वासलात साधारण सभा वा अधिबेशनले अनुमोद गर्नेछ ।

खर्चका शिर्षकहरु :
०१.०१ घरभाडा
०१.०२ बिजुली
०१.०३ पानी
०१.०४ फोन
०१.०५ इन्टरनेट
०१.०६ स्टेशनरी
०१.०७ फोटोकपी
०१.०८ सभा तथा बैठक
०१.०९ श्रदान्जली
०१.१० शुभकामना
०१.११ चुलाघर खर्च
०१.१२ वेभसाईड
०१.१३ सुचना प्रसार
०१.१४ सहभागीता
०१.१५ सदस्यता
०१.१६ मर्मत सम्भार
०१.१७ लण्ड्री धुलाई
०१.१८ चुला सामाग्री
०१.१९ गरगहना लत्ताकपडा
१०.०० …… कार्यक्रममा खर्च
२०.०० चन्दा सहयोग दिएको
३०.०० चुला दर्शनमा खर्च
४०.०० धर्म संस्कार कोष खर्च

आम्दानीका शिर्षकहरु :
०१.०० गत बर्षबाट ल्याएको
०१.०१ साधारण कोष
०१.०२ आजिवन कोष
०१.०३ चुलाघर कोष

०२.०२ आजिवन कोष प्राप्त ब्याज
०२.०३ चुलाघर कोष प्राप्त ब्याज

१०.०० …… कार्यक्रममा आम्दानी
२०.०० चन्दा सहयोग लिएको
३०.०० चुला दर्शनमा आम्दानी
४०.०० धर्म संस्कार कोष आम्दानी

(ग) सम्पती तथा जिन्सी खाता

किरात राई यायोक्खा हङकङको सम्पती तथा जिन्सीहरुको बिबरण राख्न सम्पति तथा जिन्सी खाता राखिनेछ । यस खाताको दुरुस्त सहकोषाध्यक्षले गर्नेछ ।

(घ) लेखा परीक्षण खाता

संस्थाको आय–व्ययलाई पारदर्शी एवं व्यवस्थित ढंगले परिचालन गर्नका लागि हरेक वर्ष मान्यता प्राप्त निकायबाट  लेखा परीक्षण गरिने छ । यो खाता कोषाध्यक्षले सुरक्षित राख्नु पर्नेछ ।

(समाप्त)