बैठक नियमावली (२)

१६ मार्च २०१४ देखि संचालन नवौं अधिवेशन (६ मार्च २०१६) ले अनुमोदन
प्रथम परिमार्जन (१७ जुन २०१८) :

बैठक

किरात राई यायोक्खा हङकङको बैठकलाई बिबाद रहित सभ्य बनाउन यो बैठक नियमावली अनुमोदन गरिएको छ ।

१. बैठक आशन बर्गियताक्रम :

  1. बैठकको अध्यक्ष वा मुलसंयोजक
  2. सल्लाहकार समिति (उपस्थिति भए)
  3. संरक्षक परिषद (उपस्थिति भए)
  4. प्रज्ञा प्रतिष्ठान (उपस्थिति भए)
  5. भाषिक संस्थाका अध्यक्षहरु (उपस्थिति भए)
  6. संयोजकहरु (उपस्थिति भए)
  7. कार्यसमिति पदाधिकारीहरु

२. बैठक बस्ने तरिका

कार्यक्रम संचालक – सचिव
बैठकखाता लेखन सहयोग– सहसचिव (सम्भव भए)

  1. आशन ग्रहण
    • बैठक आशन बर्गियताक्रम अनुसार
  2. बैठक सुरुवात :
    • गणपुरक संख्या पुगेको घोषणा – अध्यक्षबाट
    • बैठक आचार संहिता (पहिलो बैठकमा मात्र)– प्रथम उपाध्यक्षबाट
  3. जानकारी :
    • पत्रचारबारे जानकारी –  सचिव
    • संक्षिप्त आयब्याय जानकारी – कोषाध्यक्ष
  4. प्रस्ताव बाचन :
    • प्रस्तावकको नाम सहित – सचिव
    • अन्य प्रस्ताव भए सोको माग – फ्लोरबाट
    • आउने कार्यक्रमको सुचिपत्र
  5. छलफल :
    • प्रस्तावारे प्रस्ट्याउने – प्रस्तावकबाट
  6. सुझावको मागगर्ने :
    1. सल्लाहकारबाट,
    2. संरक्षकहरुबाट
    3. प्रतिष्ठानबाट
    4. भाषिक संस्थाबाट
    5. संयोजकहरुबाट
  7. मत प्रकट :
    1. प्रथम उपाध्यक्ष
    2. महासचिव
    3. सचिव
    4. कोषाध्यक्ष
    5. सहसचिव
    6. सहकोषाध्यक्ष
    7. सदस्यहरुबाट
  8. निर्णाय :
    1. अध्यक्षबाट
  9. अर्को बैठकबारे जानकारी – क्यालेण्डर अनुसार
  10. सभा बिर्सजन – अध्यक्षबाट

३. बैठक आचार संहिता

  1. तोकिएको समयमा बैठकमा उपस्थित हुनुपर्ने छ ।
  2. बैठकभरी मोबाइल साइलेन्टमा राख्नुपर्नेछ ।
  3. बैठकमा अध्यक्षले आशनगर्दा सबैजना उठिदिन पर्नेछ ।
  4. बैठक बाहीर जानुछ भने अध्यक्षसंग आज्ञा मागेर जानुपर्नेछ ।
  5. बैठकमा एजेन्डा बाहेकका कुराहरुमा छलफल गर्न पाईने छैन ।
  6. बैठकमा अरुको कुरा काट्न पाईने छैन । आफ्नो पालो अनुसार बोल्नु पर्नेछ ।
  7. बैठकमा कुराहरु दोहोऱ्याउन पाउने छैन । समर्थन/बिमती दिए पुग्नेछ ।
  8. बैठकमा समर्थन जनाउन तालि बजाउनु, बिमति जनाउन हात उठाउनु पर्नेछ ।
  9. बैठकमा गाली गलौज, अपशब्द तथा अभद्र बोली प्रयोग गर्न पाईने छैन ।
  10. अनावश्यक कुरा गरेमा अध्यक्षले सभाबाट निष्काशन गर्न सक्नेछ ।
  11. बैठक पश्चात सचिवले निर्णय पढेर सुनाउनु पर्नेछ ।
  12. सचिवले ७ दिन भित्र लिखित निर्णय भाईबर ग्रुपमा राख्नु पर्नेछ ।
  13. बैठकको समापन घोषणा नभई बैठकबाट निस्कन पाईनेछैन ।
  14. निर्णय भएका गोप्य कुराहरु सर्वजानिक गर्न पाईने छैन ।
  15. आचार संहिता पालना नगरे बहुमतले समितिबाट निष्काशन गर्न सक्नेछ ।

४. सामाजिक संजाल समुह

किराया हङकङ बैठकको सुचना वा कुनै सुचनाहरु संप्रेशन गर्न एक समाजिक संजाल समुह “किराया कार्यसमिति” भाईबरमा वा वाट्सएपमा वा दुवैमा निर्माण गरिने छ । यसको एमिनिष्ट्रेटर सचिव रहने छ । र यसै सामाजिक संजालमा राखेको सुचनालाई आधिकारिक मानिने छ । सामाजिक संजालमा निम्न ब्यक्तिहरुलाई राखिने छ ।

  1. कार्यसमितिका सबै पदाधिकारीहरु
  2. भाषिक संस्थाका सबै अध्यक्षहरु
  3. कार्यसमितिका सबै सल्लाहकारहरु
  4. बिभागका सबै मुल संयोजकहरु
  5. संरक्षक परिषदका प्रमुख संरक्षक
  6. प्रज्ञा प्रतिष्ठानका कुलपती
  7. कूबीमीहरु

५. प्रथम बैठकका महत्वपुर्ण एजेण्डा

अधिवेशन पश्चात किराया हङकङको कार्यलाई चुस्त र छरितो बनाउन पहिलो बैठकमा निम्न अनुसारको एजेण्डा पास गरि कार्य बाँडफाँड गरि सक्नु पर्नेछ ।

  1. पदेन पदाधिकारीहरु अनुमोदन (पदेन उपाध्यक्षहरु र पदेन सदस्यहरु)
  2. सल्लाहकारको नियुक्ति
  3. विभाग प्रमुखहरुको नियुक्ति
  4. विभाग मुल संयोजकहरुको नियुक्ति
  5. विभागहरुको कार्य बाँडफाँड
  6. बार्षिक क्यालेण्डर अनुमोदन

६. अन्तिम बैठकका महत्वपुर्ण एजेण्डा

अधिवेशनमा निर्वाचन नहोस, सहमतिमा अधिवेशन होस भन्ने हेतुले अन्तिम बैठकमा संस्थापन तर्फबाट कम्तिमा निम्न ७ पदाधिकारीहरुको नामावली संस्थापन तर्फबाट सहमति गराई घोषणा गराउनु पर्दछ । तर अधिवेशनको दिन जोकोही योग्यता पुगेका किरात राईहरु निर्वाचनमा भाग लिनबाट बन्देज गरिने छैन ।

क्र.सं. पद नामावली
1 अध्यक्ष
2 प्रमुख उपाध्यक्ष
3 महासचिव
4 कोषाध्यक्ष
5 सचिव
6 सहकोषाध्यक्ष
7 सहसचिव

७. सघसंस्था निम्नत्रणा तथा बर्गियता क्रम :

  1. प्रमुख अतिथि :
    1. किराया नेपाल (सम्भव भए) वा,
      आदिबासी जनजाति महासंघ हङकङ
  2. बिशिष्ठ अतिथिहरु :
    1. किरात याक्थुङ चुम्लुङ हङकङ
    2. किरात सुनुवार सेवा समाज हङकङ
    3. किरात याक्खा छुम्मा हङकङ
  3. बिशिष्ठ ब्याक्तित्वहरु :
    1. किराया बिदेश शाखा (उपस्थित भए)
    2. प्रमुख सल्लाहकार (निवर्तमान अध्यक्ष)
    3. प्रमुख संरक्षक (अन्तिम भुपु अध्यक्ष)
    4. कूलपति (प्रज्ञा प्रतिष्ठान हङकङ)
  4. बिशेष अतिथिहरु :
    1. नेपाली महासंघ हङकङ
    2. गैर आवासिय नेपाली संघ हङकङ
    3. नेपाल च्याम्बर अफ कर्मश हङकङ
    4. बृटिश गोर्खा भुपु सैनिक संघ
  5. अतिथिहरु : आदिवासी जनजाती महासंघ हङकङका सदस्य संस्थाहरु
    1. तमु ट्योहुल हङकङ
    2. मगर समाज हङकङ
    3. तामाङ घेदुङ हङकङ
    4. शेर्पा समाज हङकङ
    5. नेवार समाज हङकङ
    6. थकाली समाज हङकङ
    7. दुरा समाज हङकङ
    8. किरात राई अध्यक्ष भएका क्षेत्रिय संघसंस्थाहरु ।
  6. सम्मानित ब्याक्तित्वहरु :
    1. सल्लाहकारहरु
    2. संरक्षकहरु (भुपु अध्यक्षहरु)
    3. प्रमुख कूबीमीहरु
    4. मुल संयोजकहरु
    5. भाषिक संस्थाका अध्यक्षहरु
    6. आजिवन सम्मानित सदस्यहरु

१०. निमन्त्रणा नगरिने संघसंस्थाहरु :

  1. माथिका बाहेक अन्य संघसंस्थाहरुलाई निमन्त्रणा गरिने छैन ।
  2. किरात राई अध्यक्ष भएको संस्था भएपनि धार्मिक संस्था भए निमन्त्रणा गरिने छैन ।

११. सुचीपत्र तयार :

किरात राई यायोक्खा हङकङमामा गरिने कार्यक्रमहरुको लिखित सुचीपत्र (Prospectus) तयार गरि बैठकमा पास गराउनु पर्दछ । सुचीपत्र तयार गर्दा कम्तिमा निम्न बुँदाहरुको बिवरण नछुटाई लेखिएको हुनुपर्ने छ ।

  1. सुची
    1. कार्यक्रमको नाम
    2. कार्यक्रम बारेमा :
    3. कार्यक्रमको उदेश्य :
    4. लक्षित समुह र संख्या :
    5. कार्यक्रम मिति, समय र स्थान
  2. सुची
    1. अनुमानित खर्च
    2. आम्दानीको श्रोत
  3. सुची
    1. आवश्यक सामाग्रीहरु
    2. खानपान/शिर उठाउनी
  4. सुची
    1. नियम/विधि/मुन्धुम
    2. कार्य बिभाजन
  5. सुची
    1. कार्यक्रम तालिका
    2. कार्यक्रमको रुपरेखा

१२. उद्घाटन धुन

किरात राई यायोक्खाको हरेक कार्यक्रममा उद्घाटन पछि निम्न १ मिनेटको उदघाटन धुन बजाईने छ । उद्घाटन धुन बज्दा सबै जना उठिदिनु पर्दछ ।

१३. श्रद्धान्जली धुन

किरात राई यायोक्खा हङकङले कसैको श्रद्धान्जली अर्पण गर्दा निम्न १ मिनेटको मृत्यु शोक धुन बजाउनु पर्दछ ।

१४. सचिवको मातहातमा रहने खातापाताहरु :

(क) बैठक खाता :

बैठक खातामा  बैठक नं, मिति, समय, स्थान, संस्थाको नाम, अध्यक्षको नाम उल्लेख भएको हुनुपर्ने छ । तेसपछि कार्य समितिको नाम र हस्ताक्षर गर्ने भाग राख्नु पर्नेछ । बिचभागमा प्रस्ताव र प्रस्तावकको नाम लेखिनु पर्नेछ  अनि निर्णय भएको कुरा लेखिनु पर्नेछ । अन्त्यमा अर्को बैठकको मिति, समय र स्थान लेखि अध्यक्षले सभा बिर्सजन गरेको कुरा लेख्नु पर्नेछ । कार्य समितिबाहेका अन्यको उपस्थिति छ भने सो समेत उल्लेख गरि हस्ताक्षर गर्न लगाउन पर्नेछ । यस खाताको दुरुस्त सचिवले गर्ने छ ।

(ख) गतिविधि खाता

किरात राई यायोक्खा हङकङले गरेका बिविध कार्यक्रमहरुको फोटो सहितको बिबरण गतिबिधि खातामा अभिलेख गरिनेछ । यस खाताको आधारमा गतिबिधिलाई kiratrai.org मा प्रकाशन गरिने छ । यस खाताको दुरुस्त सचिवले गर्नेछ ।

(ग) उपस्थिती खाता

किरात राई यायोक्खा हङकङलाई हङकङमा बसोबास गर्ने किरात राईहरुको सम्पर्क केन्द्रको रुपमा स्थापना गर्न विविध कार्यक्रमा उपस्थिती भएको बेला सम्पर्क बिवरण नाम, थर र फोन नम्बर भएको उपस्थिति खाता प्रयोग गरिने छ । यस खाताको दुरुस्त सहसचिवले गर्नेछ ।

(घ) संगठानिक प्रतिवेदन खाता :

यस खाता बैठक खाता, गतिबिधि खाता र उपस्थिति खाता हेरी संक्षिप्तरुपमा बर्षको अन्त्यमा तयार गरिन्छ । यस खाता तयार बनाउने सचिवमा जिम्मेवारी रहने छ । यस खाता साधारण सभा वा अधिवेशनले अनुमोदन गर्नु पर्ने हुन्छ ।

  1. बैठक/साधारण सभा
    • नियमित बैठक
    • आकस्मिक बैठक
    • साधारण सभा
  2. बार्षिक कार्यक्रम
    • चूलापूजा/ साकेला उभौली
    • पित्रीपूजा/ साकेला उधौली
    • साउने संक्राति
    • तयमाखियमा दिवस
    • न्वगी (पित्रीपुजा)
    • देउसेभैलो
    • येलेदुङ/माघे संक्राति/स्थापना दिवस
  3. संस्कार तर्फ
    • गर्भ संस्कार
    • जन्म संस्कार
    • नौरान
    • भात खुलाई
    • छेवर/गुन्युचोली
    • बिवाह संस्कार
    • मृत्य संस्कार
  4. भाषा तर्फ
  5. चुलादर्शन/चुलाग्रहण/गृहपुजा/ब्यावसायपुजा
  6. खेलकुद/संगित/प्रकाशन
  7. शुभकामना/आर्थिक सहयोग/श्रद्धान्जली
डाउनलोड बैठक आचार संहिता
डाउनलोड बैठकको रुपरेखा
डाउनलोड बैठक खाताको नमुना
डाउनलोड गतिविधि खाताको नमुना
डाउनलोड उपस्थिति खाताको नमुना

(समाप्त)