बैठक नियमावली (१)

किराराया हङकङको बैठकलाई ब्यावस्थित बनाउन यो बैठक नियमावली लागु गरिएको छ ।

१. बैठक आचार संहिता

  1. तोकिएको समयमा बैठकमा उपस्थित हुनुपर्ने छ ।
  2. बैठकभरी मोबाइल साइलेन्टमा राख्नुपर्नेछ ।
  3. बैठक बाहीर जानुछ भने अध्यक्षसंग आज्ञा मागेर जानुपर्नेछ ।
  4. बैठकमा एजेन्डा बाहेकका कुराहरुमा छलफल गर्न पाईने छैन ।
  5. बैठकमा अरुको कुरा काट्न पाईने छैन । आफ्नो पालो अनुसार बोल्नु पर्नेछ ।
  6. बैठकमा कुराहरु दोहोऱ्याउन पाउने छैन । समर्थन/बिमती दिए पुग्नेछ ।
  7. बैठकमा समर्थन जनाउन तालि बजाउनु, बिमति जनाउन हात उठाउनु पर्नेछ ।
  8. बैठकमा गाली गलौज, अपशब्द तथा अभद्र बोली प्रयोग गर्न पाईने छैन ।
  9. अनावश्यक कुरा गरेमा अध्यक्षले सभाबाट निष्काशन गर्न सक्नेछ ।
  10. बैठक पश्चात सचिवले निर्णय पढेर सुनाउनु पर्नेछ ।
  11. सचिवले ७ दिन भित्र लिखित निर्णय कार्यसमिति संजालमा राख्नु पर्नेछ ।
  12. बैठकको समापन घोषणा नभई बैठकबाट निस्कन पाईनेछैन ।
  13. निर्णय भएका गोप्य कुराहरु सर्वजानिक गर्न पाईने छैन ।
  14. आचार संहिता पालना नगरे बहुमतले समितिबाट निष्काशन गर्न सक्नेछ ।

२. बैठक आशन बर्गियताक्रम :

  1. बैठकको अध्यक्ष वा मुलसंयोजक
  2. संरक्षक परिषद (उपस्थिति भए)
  3. सल्लाहकार समिति (उपस्थिति भए)
  4. प्रज्ञा प्रतिष्ठान (उपस्थिति भए)
  5. मुल संयोजकहरु (उपस्थिति भए)
  6. कार्यसमिति पदाधिकारीहरु

३. बैठकको रुपरेखा

बैठक संचालन – सचिव
बैठकखाता लेखन सहयोग– सहसचिव

  1. आशन ग्रहण
    1. बैठक आशन बर्गियताक्रम अनुसार
  2. बैठक सुरुवात :
    1. बैठक आचार संहिता (पहिलो बैठकमा मात्र)
  3. जानकारी :
    1. पत्रचारबारे जानकारी –  सचिव
    2. संक्षिप्त आयब्याय जानकारी – कोषाध्यक्ष
  4. प्रस्ताव बाचन :
    1. प्रस्तावकको नाम सहित – सचिव
    2. अन्य प्रस्ताव भए सोको माग – फ्लोरबाट
    3. भावि कार्यक्रमबारे कार्यसुचि प्रस्तुति
  5. छलफल :
    1. प्रस्तावारे प्रस्ट्याउने – प्रस्तावकबाट
  6. सुझावको मागगर्ने :
    1. सल्लाहकारबाट (उपस्थिति भए)
    2. संरक्षकहरुबाट (उपस्थिति भए)
    3. प्रतिष्ठानबाट (उपस्थिति भए)
    4. मुल संयोजकहरुबाट (उपस्थिति भए)
  7. मत प्रकट :
    1. प्रथम उपाध्यक्ष
    2. अन्य उपाध्यक्ष
    3. महासचिव
    4. सचिव
    5. कोषाध्यक्ष
    6. सहसचिव
    7. सहकोषाध्यक्ष
    8. सदस्यहरुबाट
  8. निर्णय :
    1. अध्यक्षबाट
  9. अर्को बैठकबारे जानकारी –
  10. सभा बिर्सजन – अध्यक्षबाट

४. बैठकको सुचना

किराया हङकङले बैठकको सुचना वा बैठकको निर्णय संप्रेशन गर्न एक कार्यसमिति संजाल समुह निर्माण गरिने छ । यसको एडमिन सचिव रहने छ । अधिवेशन पछि सचिवले नवसचिवलाई हस्तान्तरण गर्दै जाने छ । यस संजालमा राखेको सुचनालाई आधिकारिक मानिने छ । संजालमा निम्न पदाधिकारीहरु रहनेछ ।

  1. कार्यसमितिका पदाधिकारीहरु
  2. भाषिक संस्थाका अध्यक्षहरु
  3. कार्यसमितिका सल्लाहकारहरु
  4. बिभागका मुल संयोजकहरु
  5. संरक्षक परिषदका संरक्षकहरु
  6. प्रज्ञा प्रतिष्ठानका कुलपती
  7. कूबीमीहरु

५. प्रथम बैठकका महत्वपुर्ण एजेण्डा

अधिवेशन पश्चात किराया हङकङको कार्यलाई चुस्त बनाउन पहिलो बैठकमा निम्न अनुसारको एजेण्डा पास गर्नु पर्नेछ ।

  1. पुर्ण कार्य समिति गठन
  2. सल्लाहकारको नियुक्ति
  3. विभाग प्रमुखहरुको नियुक्ति
  4. मुल संयोजकहरुको नियुक्ति
  5. प्रज्ञा प्रतिष्ठान निर्वाचन
  6. विभाग प्रशिक्षण – काम, कर्तब्य र अधिकार
  7. बार्षिक क्यालेण्डर अनुमोदन

६. अन्तिम बैठकका महत्वपुर्ण एजेण्डा

अधिवेशनमा निर्वाचन नहोस, सहमतिमा अधिवेशन होस भन्ने हेतुले अन्तिम बैठकमा संस्थापन तर्फबाट कम्तिमा निम्न ७ पदाधिकारीहरुको नामावली सहमति गराई घोषणा गराउनु पर्दछ । तर अधिवेशनको दिन जोकोही योग्यता पुगेका किरात राईहरु निर्वाचनमा भाग लिन बाट बन्देज गरिने छैन ।

  1. अध्यक्ष
  2. प्रमुख उपाध्यक्ष
  3. महासचिव
  4. कोषाध्यक्ष
  5. सचिव
  6. सहसचिव
  7. सहकोषाध्यक्ष

७. कार्यक्रम आशन बर्गियताक्रम :

सधारण सभा (७ अप्रिल २०१९) ले अनुमोदन गरेकाः

  1. अध्यक्ष – किराया हङकङ, श्री हरिचन्द्र राई,
  2. प्रमुख अतिथि – आदिबासी जनजाति महासंघ हङकङ, श्री किसन राई
  3. विशिष्ट अतिथि –  किरात याक्थुङ चुम्लुङ हङकङ, श्री कमल कुमारि (असली) लिम्बु
  4. विशिष्ट अतिथि –  किरात सुनुवार सेवा समाज हङकङ, श्री श्याम सुनुवार
  5. विशिष्ट अतिथि –  किरात याक्खा छुम्मा हङकङ, श्री पुर्ण प्रसाद याक्खा
  6. बिशेष अतिथि – नेपाली महासंघ हङकङ, श्री टंक राणा मगर
  7. बिशेष अतिथि – गैर आवासिय नेपाली संघ हङकङ, श्री राधिका (टिका) गुरुङ
  8. बिशेष अतिथि – नेपाल च्याम्बर अफ कर्मश हङकङ, श्री डासुराम पराजुली
  9. अतिथि – तमु ट्योहुल हङकङ, श्री बिजय कुमार गुरुङ
  10. अतिथि – मगर समाज हङकङ, श्री युगमाया राणा मगर
  11. अतिथि – तामाङ घेदुङ हङकङ, श्री सरस्वति घिसिङ
  12. अतिथि – शेर्पा समाज हङकङ, श्री पासाङ शेर्पा
  13. अतिथि – नेवार समाज हङकङ, श्री रचना प्रधान
  14. अतिथि – थकाली समाज हङकङ, श्री यम मल्ल
  15. अतिथि – दुरा समाज हङकङ, श्री कमल दुरा
  16. अतिथि – खोटाङ समाज हङकङ, टिका कोयी राई
  17. अतिथि – भोजपुर समाज हङकङ, खड्ग राई
  18. अतिथि – फियोना हङकङ, हिरामान राई
  19. अतिथि – धरान १७ समाज हङकङ, मधु कुमार राई
  20. अतिथि – हङकङ तरहरा मंच, काल सिं राई
  21. संरक्षक – हेजेन राई, किराया हङकङ
  22. प्रमुख सल्लाहकार – रजिन राई, किराया हङकङ
  23. सल्लाहकार – बसन्त कुमारी राई, किराया हङकङ
  24. सल्लाहकार – पिताम्बर राई, किराया हङकङ
  25. सल्लाहकार – धिराज साम्पाङ राई, किराया हङकङ
  26. सल्लाहकार – तिलक वालाहाङ राई, किराया हङकङ
  27. कुलपती – शशि मदन राई, प्रज्ञा प्रतिष्ठान
  28. प्रज्ञा महासचिव – किन्दर राई, प्रज्ञा प्रतिष्ठान
  29. कुबिमि – नारायण प्रसाद राई, प्रज्ञा प्रतिष्ठान
  30. सहायक कुबिमि – मैत्र कुमार राई, प्रज्ञा प्रतिष्ठान
  31. भाषिक अध्यक्ष – पबित्रा चाम्लिङ राई, किरात राई चाम्लिङ खाम्बातिम हङकङ
  32. भाषिक अध्यक्ष – कमल दुमी राई, दुमी किरात राई फन्सिकिम हङकङ
  33. भाषिक अध्यक्ष – तेज साम्पाङ राई, किरात साम्पाङ राई जुम्लेखा हङकङ
  34. भाषिक अध्यक्ष – दुर्गाकान्त बान्तवा राई, किरात राई बान्तावा खिम हङकङ
  35. भाषिक अध्यक्ष – पेङ पुमा राई, किरात पुमा राई तुप्खाबाङखाला हङकङ
  36. भाषिक अध्यक्ष – राम ली थुलुङ राई, थुलुङ (राई) सामा हङकङ
  37. भाषिक अध्यक्ष – हित बहादुर कोयी, किरात राई सोदेल कोयी/कोयु किम हङकङ
  38. भाषिक अध्यक्ष – लोखराज बाहिङ राई, बाहिङ किरात राई मुलुखिम हङकङ

८. निमन्त्रणा नगरिने संघसंस्थाहरु :

  1. माथिका बाहेक अन्य संघसंस्थाहरुलाई निमन्त्रणा गरिने छैन । किरात राई अध्यक्ष भएको संस्था भएपनि धार्मिक संस्था भए निमन्त्रणा गरिने छैन ।

९. खातापाताहरु :

बिभिन्न गतिविधिहरुको रेर्कड राख्न निम्न खातापाताहरु राखिने छ ।

(क) बैठक खाता :

बैठक खातामा  बैठक नं, मिति, समय, स्थान, संस्थाको नाम, अध्यक्षको नाम उल्लेख भएको हुनुपर्ने छ । तेसपछि कार्य समितिको नाम र हस्ताक्षर राख्नु पर्नेछ । बिच भागमा प्रस्ताव र प्रस्तावकको नाम लेखिनु पर्नेछ अनि निर्णय भएको कुरा लेखिनु पर्नेछ । त्यसपश्चात कार्य समिति बाहेक अन्यको उपस्थिति छ भने सो उल्लेख गर्न पर्नेछ । अन्तिममा अर्को बैठकको मिति, समय र स्थान लेखि अध्यक्षले बैठक बन्द गरेको लेख्नु पर्ने छ । यस खाताको अपडेट “किराया कार्यसमिति” संजाल समुहमा गरिने छ । खाताको दुरुस्त सचिवले गर्ने छ ।

(ख) उपस्थिती खाता

किरात राई यायोक्खा हङकङलाई हङकङमा बसोबास गर्ने किरात राईहरुको सामाजिक संजाल निर्माण गर्न विविध कार्यक्रमा किरात राईहरु उपस्थिती भएको बेला नाम, थर र फोन नम्बर भएको उपस्थिति खाता राखिने छ । यसको अपडेट “सुप्तुलुङ खिम” संजाल समुहमा गरिने छ । खाताको दुरुस्त महासचिवले गर्नेछ ।

(ग) गतिविधि खाता

किरात राई यायोक्खा हङकङले गरेका बिविध कार्यक्रमहरुको फोटो सहितको बिबरण गतिबिधि खातामा अभिलेख गरिनेछ । गतिबिधिलाई “kiratrai.org” वेभसाईडमा र “किरात राई यायोक्खा हङकङ” फेशबुक पेजमा प्रकाशन गरिने छ । खाताको दुरुस्त महासचिवले गर्नेछ ।

१०. कार्य सुचि :

किरात राई यायोक्खा हङकङले कार्यक्रमहरु गर्दा कार्य सुचि (Event Prospectus) तयार गरि बैठकमा छलफल गराउनु पर्दछ । कार्य सुचि तयार गर्दा कम्तिमा निम्न बिवरण नछुटाई लेखिएको हुनुपर्ने छ ।

  1. अनुसुचि १ (कार्यक्रम)
    • कार्यक्रम बारेमा :
    • कार्यक्रमको उदेश्य :
  2. अनुसुचि २ (संस्कार)
    • नियम/विधि/मुन्धुम :
  3. अनुसुचि ३ (कार्य बिभाजन)
    • काम, कर्तब्यहरु :
    • आवश्यक सामाग्रीहरु :
  4. अनुसुचि ४ (कोष)
    1. अनुमानित खर्च :
    2. आम्दानीको श्रोत :
  5. अनुसुचि ५ (संचालन)
    1. कार्यक्रम तालिका :
    2. कार्यक्रमको रुपरेखा:

डाउनलोड

डाउनलोड बैठक आचार संहिता
डाउनलोड बैठकको रुपरेखा
डाउनलोड बैठक खाताको नमुना
डाउनलोड गतिविधि खाताको नमुना
डाउनलोड उपस्थिति खाताको नमुना

(समाप्त)