बैठक नियमावली (१)

किराराया हङकङको बैठकलाई ब्यावस्थित बनाउन यो बैठक नियमावली लागु गरिएको छ ।

१. बैठक बोलाउने तरिका

श्रीमान कार्यसमितिका पदाधिकारीज्युहरु,
प्रज्ञा प्रतिष्ठान, संरक्षक परिषद, सल्लाहकार समिति, भाषिक परिषद,
विभाग प्रमुख तथा विभाग संयोजकज्युहरु ।

बिषयः बैठक बस्ने बारे ।

किरात राई यायोक्खा हङकङ निम्न मिति, समय र स्थानमा बैठक बस्न लागि रहेको जानकारी गराउदै उपस्थितिको लागि हार्दिक अनुरोध गर्दर्छु ।

एजेण्डाहरुः
१., २., ३.

सचिव
(सचिवको नाम)

२. बैठक आचार संहिता

बैठक आचार संहिता बर्षको पहिलो बैठक वा समय समयमा आवश्यक परेमा बैठकहुन अगावै बाचन गरिने छ ।

  1. तोकिएको समयमा बैठकमा उपस्थित हुनुपर्ने छ ।
  2. बैठकभरी मोबाइल साइलेन्टमा राख्नुपर्नेछ ।
  3. बैठक बाहीर जानुछ भने अध्यक्षसंग आज्ञा मागेर जानुपर्नेछ ।
  4. बैठकमा एजेन्डा बाहेकका कुराहरुमा छलफल गर्न पाईने छैन ।
  5. बैठकमा अरुको कुरा काट्न पाईने छैन । आफ्नो पालो अनुसार बोल्नु पर्नेछ ।
  6. बैठकमा कुराहरु दोहोऱ्याउन पाउने छैन । समर्थन/बिमती दिए पुग्नेछ ।
  7. बैठकमा समर्थन जनाउन तालि बजाउनु, बिमति जनाउन हात उठाउनु पर्नेछ ।
  8. बैठकमा गाली गलौज, अपशब्द तथा अभद्र बोली प्रयोग गर्न पाईने छैन ।
  9. अनावश्यक कुरा गरेमा अध्यक्षले सभाबाट निष्काशन गर्न सक्नेछ ।
  10. बैठक पश्चात सचिवले निर्णय पढेर सुनाउनु पर्नेछ ।
  11. सचिवले ७ दिन भित्र लिखित निर्णय कार्यसमिति संजालमा राख्नु पर्नेछ ।
  12. बैठकको समापन घोषणा नभई बैठकबाट निस्कन पाईनेछैन ।
  13. निर्णय भएका गोप्य कुराहरु सर्वजानिक गर्न पाईने छैन ।
  14. आचार संहिता पालना नगरे बहुमतले समितिबाट निष्काशन गर्न सक्नेछ ।

३. बैठक आशन बर्गियताक्रम :

  1. बैठकको अध्यक्ष
  2. विशिष्ट ब्यक्तिहरु (उपस्थित भएमा)
    1. कुलपति
    2. प्रमुख संरक्षक
    3. प्रमुख सल्लाहकार
  3. विशेष ब्यक्तित्वहरु (उपस्थित भएमा)
    1. उपकुलपति
    2. संरक्षकहरु
    3. सल्लाहकारहरु
    4. प्रज्ञा महासचिव
    5. विभाग मुलसंयोजकहरु (भाषिक अध्यक्षहरु)
  4. प्राज्ञहरु (उपस्थित भएमा)
    1. प्रज्ञा महाप्रबन्धक
    2. प्रमुख कुबिमि
    3. कुबिमिहरु
    4. अन्य प्राज्ञहरु
    5. संयोजकहरु
    6. उप संयोजकहरु
  5. कार्यसमिति पदाधिकारीहरु

४. गणपुरक संख्या

बैठकमा किराया हङकङले निर्माण गरेका प्रज्ञा प्रतिष्ठान, संरक्षक परिषद, सल्लाहकार समिति, भाषिक परिषद, बिभागिय संयोजन समिति सबै सदस्यहरु उपस्थितको लागि निमन्त्रणा गरिने छ । तर उपस्थित भए पनि गणपुरक संख्यामा गणना गरिने छैन । गण पुरक संख्या पुग्न किराया विधानको परिच्छेद (५) धारा १ अनुसार कूल कार्यसमिति पदाधिकारीहरु मध्ये ५१ प्रतिशत भन्दा माथिको उपस्थितिलाई मात्र बैठकको गणपूरक संख्या मानिनेछ ।

५. बैठकको रुपरेखा

बैठक संचालन – सचिव
बैठकखाता लेखन सहयोग– सहसचिव

  1. आशन ग्रहण
    1. बैठक आशन बर्गियताक्रम अनुसार
  2. बैठक सुरुवात :
    1. बैठक आचार संहिता (पहिलो बैठकमा वा आवश्यक भएमा)
  3. जानकारी :
    1. पत्र आएको/गएको बारे जानकारी –  सचिव
    2. दैनिक आय/ब्याय खाता जानकारी – कोषाध्यक्ष
  4. प्रस्ताव बाचन :
    1. प्रस्तावकको नाम सहित – सचिव
    2. अन्य प्रस्ताव भए सोको माग – फ्लोरबाट
    3. भावि कार्यक्रमबारे कार्यसुचि प्रस्तुति
  5. छलफल :
    1. प्रस्तावारे प्रस्ट्याउने – प्रस्तावकबाट
  6. सुझावको मागगर्ने :
    1. भाषिक परिषद तथा मुलसंयोजकहरुबाट
    2. सल्लाहकार समितिबाट
    3. संरक्षक परिषदबाट
    4. प्रज्ञा प्रतिष्ठानबाट
    5. मत प्रकट :
      1. प्रथम उपाध्यक्ष
      2. पदेन उपाध्यक्षहरु
      3. महासचिव
      4. सचिव
      5. कोषाध्यक्ष
      6. सहसचिव
      7. सहकोषाध्यक्ष
      8. सदस्यहरुबाट
      9. पदेन सदस्यहरुबाट
  7. निर्णय :
    1. अध्यक्षबाट
  8. अर्को बैठकबारे जानकारी –
  9. सभा बिर्सजन – अध्यक्षबाट

६. प्रथम बैठकका महत्वपुर्ण एजेण्डा

अधिवेशन पश्चात किराया हङकङको कार्यलाई चुस्त बनाउन पहिलो बैठकमा निम्न अनुसारको एजेण्डा पास गर्नु पर्नेछ ।

  1. पुर्ण कार्य समिति गठन तथा अनुमोदन
  2. प्रज्ञा प्रतिष्ठान समिति चयन तथा अनुमोदन
  3. संरक्षकहरुको नामावली अनुमोदन
  4. सल्लाहकारहरुको चयन तथा अनुमोदन
  5. पदेन उपाध्यक्षहरु नामावली अनुमोदन
  6. विभाग प्रमुखहरुको चयन तथा अनुमोदन
  7. विभाग संयोजकहरुको चयन तथा अनुमोदन

७. अन्तिम बैठकका महत्वपुर्ण एजेण्डा

अधिवेशनमा निर्वाचन नहोस, सहमतिमा अधिवेशन होस भन्ने हेतुले अन्तिम बैठकमा संस्थापन तर्फबाट कम्तिमा निम्न ५ पदाधिकारीहरुको नामावली सहमति गराई घोषणा गराउनु पर्दछ । तर अधिवेशनको दिन जोकोही योग्यता पुगेका किरात राईहरु निर्वाचनमा भाग लिनबाट बन्देज गरिने छैन ।

  1. अध्यक्ष
  2. प्रमुख उपाध्यक्ष
  3. महासचिव
  4. सचिव
  5. कोषाध्यक्ष

६. कार्यसमिति संजाल समुह

किराया हङकङले बैठकको सुचना, निमन्त्रणा, निर्णय, छलफलहरु संप्रेशन गर्न एक कार्यसमिति संजाल समुह निर्माण गरिने छ । यसको एडमिन सचिव रहने छ । अधिवेशन पछि सचिवले नवसचिवलाई हस्तान्तरण गर्दै जाने छ । यस संजालमा राखेको सुचनालाई आधिकारिक मानिने छ । संजालमा निम्न पदाधिकारीहरु रहनेछ ।

श्रीमान कार्यसमितिका पदाधिकारीज्युहरु, प्रज्ञा प्रतिष्ठान, संरक्षक परिषद, सल्लाहकार समिति, भाषिक अध्यक्षज्युहरु, विभाग प्रमुख तथा संयोजकज्युहरु

  1. भाषिक अध्यक्षहरु (पदेन उपाध्यक्षहरु)
  2. संरक्षकहरु (भुपु किराया अध्यक्षहरु)
  3. सल्लाहकारहरु (विधान अनुसार)
  4. प्रज्ञा प्रतिष्ठान (कार्य समिति)
  5. संयोजक तथा संयोजक समितिहरु

९. खातापाताहरु :

बिभिन्न गतिविधिहरुको रेर्कड राख्न निम्न खातापाताहरु राखिने छ ।

(क) बैठक खाता :

बैठक खातामा  बैठक नं, मिति, समय, स्थान, संस्थाको नाम, अध्यक्षको नाम उल्लेख भएको हुनुपर्ने छ । तेसपछि कार्य समितिको नाम र हस्ताक्षर राख्नु पर्नेछ । बिच भागमा प्रस्ताव र प्रस्तावकको नाम लेखिनु पर्नेछ अनि निर्णय भएको कुरा लेखिनु पर्नेछ । त्यसपश्चात कार्य समिति बाहेक अन्यको उपस्थिति छ भने सो उल्लेख गर्न पर्नेछ । अन्तिममा अर्को बैठकको मिति, समय र स्थान लेखि अध्यक्षले बैठक बन्द गरेको लेख्नु पर्ने छ । यस खाताको अपडेट “किराया कार्यसमिति” संजाल समुहमा गरिने छ । खाताको दुरुस्त सचिवले गर्ने छ ।

(ख) गतिविधि खाता

किरात राई यायोक्खा हङकङले गरेका बिविध कार्यक्रमहरुको फोटो सहितको बिबरण गतिबिधि खातामा अभिलेख गरिनेछ । गतिबिधिलाई “kiratrai.org” वेभसाईडमा र “किरात राई यायोक्खा हङकङ” फेशबुक पेजमा प्रकाशन गरिने छ । खाताको दुरुस्त महासचिवले गर्नेछ ।

(ग) “सुप्तुलुङ खिम” संजाल समुह – (उपस्थिती खाता)

“सुप्तुलुङ खिम” संजाल समुह बारेमा

किरात राई यायोक्खा हङकङले “चुलाघर” खरिद गर्ने अभियानमा चुलाघर बारे जानकारी गराउन र उठेको सहयोग रकम बारे अपटुडेट हुन यो सामाजिक संजाल समुह निर्माण गरेको हो। एक चोटिको रेकर्ड ईन्ट्रिले यो सामाजिक संजाल निर्माण भएको हैन। यो निर्माण हुन करिब ३ बर्ष भन्दा धेरै समय लागेको छ। किराया हङकङ, तत्कालिन चुलाघर खरिद तथा निर्माण विभागले हरेक चोटि किरात राईहरुलाई चुलाघर खरिदमा बोलकबोल गर्दा राखिएको उपस्थिती खाताबाट निर्माण गरिएको यो एक परिवर्तनशिल संयन्त्र हो। सन २०१६ को डिसेम्वर महिना तिर यस संजाल भित्र करिब ४६३ जना किरात राईहरु थिए ।

हालको रेर्कडमा यस संजाल भित्र २२१ राईहरु मात्र छन । यो संख्या घट्नुको मुख्य कारण यस भित्र अनावश्यक सुचनाहरु राख्नु, अनावश्यक बिज्ञापनहरु राख्नु, संजाल समुहको अनाधिकृत प्रयोग आदिले गर्दा हो । जस्ले गर्दा किरात राईहरुलाई अनावश्यक सुचना आउनु, मोबाईल डिर्स्टब हुनु आदिले गर्दा यस संजालबाट बाहिर निस्कँदै गई रहेको छ । भोली यो संजालमा किराया हङकङको पदाधिकारीहरुमात्र रहला कि भन्ने शंका हुन थालेको छ । यो संजाललाई बचाउन आज आवश्यक रहेको छ ।

यस खाताको एडमिन “सुप्तुलुङ खिम मर्मम, सम्भार तथा निर्माण विभाग” लाई दिईएको छ । तर पुर्णरुपमा यसको प्रयोगको नियम नभएको कारणले निर्माण विभागले केहि बन्देजहरु लगाउन सकि रहेको छैन । यसर्थ नजिकै बसिरहेको किरात राई यायोक्खाको बैठकले यस्को नियम बनाउने, अनावश्यक सुचना निकाल्नबाट जोगाउने र सुप्तुलुङ मान्नेहरुलाई एक ठाँउमा ल्यउने भनि निम्न प्रस्तावित नियमको प्रस्ताव सुझाव राखेको छु । भोलिको बैठकमा यो प्रस्ताव सचिवज्युले अवश्य राखिदिन हुनेछ भन्ने आशा लिएको छु ।

प्रस्तावित नियमः

  1. यस संजालमा सुचना वा बिज्ञापन निकाल्न सुप्तुङ सम्बन्धि वा सुप्तुलुङ खिम सम्बन्धि सुचना हुनु पर्ने छ ।
  2. कसैले सुचना निकाल्नु छ भने सुप्तुलुङ निर्माण विभागबाट पहिले स्विकृति लिनु पर्नेछ ।
  3. सुप्तुलुङ निर्माण विभागका विभाग प्रमुख वा विभाग संयोजक यस संजालका एडमिन रहने छ ।
  4. स्विकृति बिना निकालिएको सुचना वा बिज्ञापनलाई सुप्तुलुङ निर्माण विभागले तुरुन्त मेटाई दिन सक्नेछ ।
  5. मेटाए पनि बाराम्बार अनावश्यक सुचना तथा बिज्ञापन निकाल्नेलाई सुप्तुलुङ निर्माण विभागले संजालबाट नै निकालि दिन सक्ने छ ।
  6. संजाल भित्र कस्लाई राख्ने, कस्लाई निकाल्ने सुप्तुलुङ निर्माण विभागको जिम्मेवारी रहने छ ।
  7. यस संजालमा विवाद आए किराया हङकङको निर्णय अन्तिम हुनेछ ।

१०. कार्य सुचि :

किरात राई यायोक्खा हङकङले कार्यक्रमहरु गर्दा कार्य सुचि (Event Prospectus) तयार गरि बैठकमा छलफल गराउनु पर्दछ । कार्य सुचि तयार गर्दा कम्तिमा निम्न बिवरण नछुटाई लेखिएको हुनुपर्ने छ ।

  1. अनुसुचि १ (कार्यक्रम)
    • कार्यक्रम बारेमा :
    • कार्यक्रमको उदेश्य :
  2. अनुसुचि २ (संस्कार)
    • नियम/विधि/मुन्धुम :
  3. अनुसुचि ३ (कार्य बिभाजन)
    • काम, कर्तब्यहरु :
    • आवश्यक सामाग्रीहरु :
  4. अनुसुचि ४ (कोष)
    1. अनुमानित खर्च :
    2. आम्दानीको श्रोत :
  5. अनुसुचि ५ (संचालन)
    1. कार्यक्रम तालिका :
    2. कार्यक्रमको रुपरेखा:

डाउनलोड

डाउनलोड बैठक आचार संहिता
डाउनलोड बैठकको रुपरेखा
डाउनलोड बैठक खाताको नमुना
डाउनलोड गतिविधि खाताको नमुना
डाउनलोड उपस्थिति खाताको नमुना

(समाप्त)