किरात राई यायोक्खा हङकङले प्रत्येक बर्ष मार्च महिनाको अन्तमा साधारण सभा गर्दछ। साधारण सभामा एक आर्थिक बर्षको (१ अप्रिल देखि ३१ मार्च सम्मको) प्रतिवेदनहरु पास गरिने छ। पास भएको प्रतिवेदन मध्ये आर्थिक प्रतिवेदनलाई अडिट गराई एन्युअल रिर्टन भरि कम्पनी कार्यलयमा अर्को बर्षको जनवरी भित्र बुझाई सक्नु पर्नेछ।
साधारण सभामा किराया हङकङको नियमावलीहरु संसोधन गरिनेछ।
१. साधारणसभा तयारी बैठकका कार्यसुचि:
- साधारण सभा बारेमा
- साधारणसभाको मिति, समय, स्थान
- साधारणसभा समितिको चयन
- प्रतिवेदन तयारी समितिको चयन
- नियमावली संसोधन समितिको चयन
- प्रतिवेदन तथा नियमावली अनुमोदन बैठकको मिति
- साधारण सभाको अनुमानित खर्च तथा आम्दानीको श्रोत
- कार्यक्रम तालिका
- संक्षिप्त कार्य बाँडफाँड
२. साधारणसभाको मिति, समय, स्थान
- मितिः
- समयः
- स्थानः
३. साधारण सभा समितिको चयन :
साधारण सभा सम्पन्न गर्नको लागि संरक्षक परिषदबाट वढीमा ३ सदसिय साधारण सभा समितिको छनौट गरिने छ । साधारण सभा समितिले साधारण सभा संचालन गर्नेछ ।
- सभाध्यक्ष – संरक्षक
- सभा सदस्य – संरक्षक
- सभा सदस्य – संरक्षक
४. प्रतिवेदन तयारी समिति
प्रतिवेदन तयारीको लागि संगठन बिस्तार तथा समन्वय विभागको संयोजकत्वमा निम्न प्रतिवेदन तयारी समिति गठनगरिनेछ । प्रतिवेदन तयारी समितिका सदस्यहरुले मस्यौदा प्रतिवेदन, मस्यौदा बैठकमा पेश गर्नुपर्नेछ।
- संयोजकः संगठन बिस्तार तथा समन्वय विभाग
- सदस्यः सुप्तुलुङखिम निर्माण तथा मर्मत विभाग
- सदस्यः खेलकुद, संगीत तथा साहित्य विभाग
- सदस्यः कार्यलय संचालन तथा प्रचार विभाग
- सदस्यः मौलिक संकलन तथा सजावट विभाग
- सदस्यः सम्पति तथा कोष–अभिवृद्धि विभाग
- सदस्यः सुम्निमा भान्सा तथा खानपान विभाग
- सदस्यः सिक्रिमा बितरण तथा सेवा विभाग
- सदस्यः बाल, महिला, प्रौढ तथा अतिथि विभाग
- सदस्यः किरात धर्म संरक्षण तथा संस्कार विभाग
- सदस्यः शिली संकलन तथा संस्कृति विभाग
- सदस्यः सरसफाई तथा फोहर ब्यवस्थापन विभाग
- सदस्यः पारुहाङ ढुवानी तथा ओसारपसार विभाग
- सदस्यः ब्यावसाय, रोजगार तथा यातायात विभाग
- सदस्यः आपतकालिन सहयोग तथा सुरक्षा विभाग
- सदस्यः किरात राई प्रज्ञा प्रतिष्ठान, हङकङ
- सदस्यः भाषिक संस्थाहरु
५. नियमावली संसोधन समिति :
नियमावली संसोधनको लागि निम्न १५ सदसिय नियमावली संसोधन समिति गठन गरिने छ। नियमावली संसोधन समितिले संसोधन नियमावली , मस्यौदा बैठकमा पेश गर्नुपर्नेछ।
- संयोजकः कुलपति, प्रज्ञा प्रतिष्ठान हङकङ
- सदस्यः प्रमुख संरक्षक, किराया हङकङ
- सदस्यः प्रमुख सल्लाहकार, किराया हङकङ
- सदस्यः अध्यक्ष, किराया हङकङ
- सदस्यः उपाध्यक्ष, किराया हङकङ
- सदस्यः महासचिव, किराया हङकङ
- सदस्यः सचिव, किराया हङकङ
- सदस्यः कोषाध्यक्ष, किराया हङकङ
- सदस्यः सहकोषाध्यक्ष, किराया हङकङ
- सदस्यः अध्यक्ष, चाम्लिङ खाम्बातिम हङकङ
- सदस्यः अध्यक्ष, दुमि फन्सिकिम हङकङ
- सदस्यः अध्यक्ष, सामपाङ जुम्लेखा हङकङ
- सदस्यः अध्यक्ष, पुमा तुप्खाबाङखाला हङकङ
- सदस्यः अध्यक्ष, बान्तावा खिम हङकङ
- सदस्यः अध्यक्ष, थुलुङ सामा हङकङ
- सदस्यः अध्यक्ष, कोयी/कोयु किम हङकङ
- सदस्यः अध्यक्ष, बायुङ सुम्निखिम हङकङ
६. मस्यौदा बैठक
प्रतिवेदन र नियमावली मस्यौदा तयारी गरिसकेपछि किराया कार्यसमितिको बैठकले अनुमोदन गरि साधारण सभा/अधिवेशनमा लानुपर्ने छ। जसको लागि प्रतिवेदन र नियमावली मस्यौदा अनुमोदन बैठक कहिले बस्ने बैठकले निर्णय गर्नेछ।
मितिः
समयः
स्थानः
७. आम्दानी खर्च
साधारण सभाको आम्दानी खर्च सहभागीहरुबाट हङकङ डलर २०० उठाई आम्दानी खर्च मिलान गरिने छ ।
८. कार्यक्रम तालिका
| समय | कार्यक्रम |
| ११ः०० बजे | भेला |
| ०१ः०० बजे | लन्च |
| ०२ः०० बजे | बन्द सत्र |
| ०५ः०० बजे | समापन |
९. कार्यक्रमको रुपरेखा :
कार्यक्रम संचालक : सचिव
- कार्यक्रमबारे जानकारी –
- (खानपानको लागि सहभागीहरुले २०० सहयोग गर्ने)
- सभाध्यक्ष तथा साधारण सभा समितिको घोषणा – सचिवबाट
- अनुमोदन – फ्लोरबाट
- कार्यक्रम हस्तान्तरण (साधारणसभा समितिलाई) – सचिवबाट
कार्यक्रम संचालक : साधारण सभा समिति
- साधारण सभा समितिको आशन ग्रहण
- उद्घटन (दियो बत्ति बाल्ने सभाध्यक्षले) – उद्घाटन ब्यवस्थापन, संस्कार विभाग
- उद्घाटन गित बजाउने – मौलिक संकलन तथा सरसजावट विभाग
- प्रतिवेदन
- भावि कार्यक्रम तथा क्यालेण्डर – अध्यक्षबाट
- नियमावली संसोधन – संसोधन समितिबाट
- साधारण सभा समितिको विघटन संगै समापन – सभाध्यक्षबाट
- फोटो सेसन – खेलकुद, संगीत, सहित्य तथा छपाई विभाग
- खानपान वितरण – सिक्रिमा बितरण तथा सेवासत्कार विभाग
१०. मस्यौदा बैठकको पत्रचार:
- नियमावली संसोधन बुझाउन समितिलाई पत्र <12-01-001>
- प्रतिवेदन मस्यौदा बुझाउन समितिलाई पत्र <12-01-002>
११. साधारण सभाको पत्रचार
- साधारण सभा समितिलाई पत्र <12-01-101>
- संरक्षकहरुलाई पत्र <12-01-201>
- सल्लाहकारहरुलाई पत्र <12-01-202>
- प्रज्ञा प्रतिष्ठानलाई पत्र <12-01-203>
- भाषिक संस्थाहरुलाई पत्र <12-01-204>
- विभागहरुलाई पत्र <12-01-205>
- संयोजकहरुलाई पत्र <12-01-206>
- नेपाल प्रतिनिधि भए पत्र <12-01-301>
१२. साधारण सभाको आवश्यक बस्तुहरु
- साधारण सभाको पोष्टर <डाउनलोड>
- साधारण सभाको ब्यानर <डाउनलोड>
संक्षिप्त कार्य बाँडफाँड
| विभाग | संक्षिप्तकार्य बाँडफाँड |
| संगठन बिस्तार तथा समन्वय विभाग | साउण्ड, लाईटिङ, वाटर, टेबल, कुर्सि, टेन्ट ब्यावस्थापन |
| सुप्तुलुङखिम निर्माण तथा मर्मत विभाग | सुप्तुलुङखिम निर्माण सहयोग संकलन, पुस्तक/पम्प्लेट वितरण |
| खेलकुद, संगीत तथा साहित्य विभाग | स्वंयमसेवक ब्यावस्थापन, फोटो ग्राफि, न्युज रिर्पोटिङ |
| कार्यलय संचालन तथा प्रचार विभाग | सुचना, पत्रचार, निमन्त्रणा, प्रचार प्रसार, वेभ पब्लिकेशन, ब्याज, प्रमाणपत्र छपाई |
| मौलिक संकलन तथा सजावट विभाग | सरसजावट, उद्घाटन गित, गितिक्यासेट, उपस्थिति खाता संचालन |
| सम्पति तथा कोष–अभिवृद्धि विभाग | खरिद/बिक्री, आर्थिक संकलन, कोष ब्यावस्थापन |
| सुम्निमा भान्सा तथा खानपान विभाग | खानपान तयारी, भान्से ब्यावस्थापन, किचन सरसफाई |
| सिक्रिमा बितरण तथा सेवा विभाग | खानपान सजावट, बितरण, , खानपान स्थल सरसफाई |
| बाल, महिला, प्रौढ तथा अतिथि विभाग | फेटा, गम्छा, खादा ब्यावस्थापन तथा अतिथि स्वगत |
| किरात धर्म संरक्षण तथा संस्कार विभाग | थान थपना, पुजा पार्थना, उद्घाटन सामाग्री ब्यावस्थापन |
| शिली संकलन तथा संस्कृति विभाग | भेसभुषा, गरहगहना, गाजाबाजा तथा कलाकार ब्यावस्थापन |
| सफाई तथा फोहर ब्यावस्थापन विभाग | कार्यक्रम स्थल सरसफाई, फोहरमैला ब्यावस्थापन |
| पारुहाङ ढुवानी तथा ओसारपसार विभाग | सर-सामाग्री ढुवानी, भण्डार, भिआईपी ओसार पसार |
| ब्यावसाय, रोजगार तथा यातायात विभाग | यातायात सेवा ब्यावस्थापन, ब्यावसाय तथा रोजगार |
| आपतकालिन सहयोग तथा सुरक्षा विभाग | सहयोग, सुरक्षा, प्राथमिक उपचार, नियन्त्रण |