बैठक नियमावली (१)

बैठक नियमावली (१)

१६ मार्च १४ (अनुमोदन), १ अप्रिल २०१८ (संसोधन)

परिच्छेद १

प्रस्तावनाः

किरात राई यायोक्खा हङकङको बैठकलाई ब्यवस्थित संचालन गर्न बैठक नियमावलीको आवश्यक्ता परेको हुनाले यो बैठक नियमावली (१) लेखन गरिएको छ। यो बैठक नियमावली किराया हङकङको बैठकले अनुमोदन गरे पछि लागु हुनेछ। कार्य समितिको बैठकले यस नियमावलीलाई फेर बदल गर्न सक्नेछ तर साधारण सभामा लगि अनुमोदन गर्नु पर्नेछ।

१. बैठकको सुचना

बैठकको सुचना ७ दिन अगावै दिन पर्नेछ। किराया हङकङले बैठकको सुचना संप्रेशन गर्न “किराया कार्यसमिति” वाट्सएप समुह निर्माण गरिनेछ। यसको एडमिन सचिव रहने छ। यस संजालमा राखेको सुचनालाई आधिकारिक मानिने छ। संजालमा निम्न परिषद, समिति तथा पदाधिकारीहरु रहनेछ। कार्यकाल सके पछि सचिवले नव सचिवलाई एडमिन बनाउनु पर्नेछ।

  1. कार्यसमिति
  2. संरक्षकहरु
  3. सल्लाहकारहरु
  4. प्रज्ञा प्रतिष्ठान कुलपति
  5. भाषिक अध्यक्षहरु
  6. विभाग संयोजकहरु ।

२. गणपुरक संख्या

बैठकमा माथि धारा १ मा रहेका सबै परिषद सदस्यहरुलाई उपस्थितको लागि निमन्त्रणा गरिने छ। तर उपस्थित भए पनि गणपुरक संख्यामा गणना गरिने छैन। गण पुरक संख्या पुग्न किराया विधानको परिच्छेद (५) धारा १ अनुसार कूल कार्यसमिति पदाधिकारीहरु मध्ये ५१ प्रतिशत भन्दा माथिको उपस्थितिलाई मात्र बैठकको गणपूरक संख्या मानिनेछ।

३. बैठक आचार संहिता

बैठक आचार संहिता निम्न रहनेछ।

  1. तोकिएको समयमा बैठकमा उपस्थित हुनुपर्ने छ ।
  2. बैठकभरी मोबाइल साइलेन्टमा राख्नुपर्नेछ ।
  3. बैठक बाहीर जानुछ भने अध्यक्षसंग आज्ञा मागेर जानुपर्नेछ ।
  4. बैठकमा एजेन्डा बाहेकका कुराहरुमा छलफल गर्न पाईने छैन ।
  5. बैठकमा अरुको कुरा काट्न पाईने छैन । आफ्नो पालो अनुसार बोल्नु पर्नेछ ।
  6. बैठकमा कुराहरु दोहोऱ्याउन पाउने छैन । समर्थन/बिमती दिए पुग्नेछ ।
  7. बैठकमा समर्थन जनाउन तालि बजाउनु पर्नेछ ।
  8. बैठकमा बिमति जनाउन हात उठाउनु पर्नेछ ।
  9. बैठकमा गाली गलौज, अपशब्द तथा अभद्र बोली प्रयोग गर्न पाईने छैन ।
  10. अनावश्यक कुरा गरेमा अध्यक्षले सभाबाट निष्काशन गर्न सक्नेछ ।
  11. बैठक पश्चात सचिवले निर्णय पढेर सुनाउनु पर्नेछ ।
  12. सचिवले ७ दिन भित्र लिखित निर्णय कार्यसमिति संजालमा राख्नु पर्नेछ ।
  13. बैठकको समापन घोषणा नभई बैठकबाट निस्कन पाईनेछैन ।
  14. निर्णय भएका गोप्य कुराहरु सर्वजानिक गर्न पाईने छैन ।
  15. आचार संहिता पालना नगरे बहुमतले समितिबाट निष्काशन गर्न सक्नेछ ।

४. बैठक आशन बर्गियताक्रम :

बैठक आशन बर्गियताक्रम निम्न अनुसार रहनेछ।

  1. बैठकको अध्यक्ष
  2. विशिष्ट ब्यक्तिहरु
    1. कुलपति
    2. प्रमुख संरक्षक
    3. प्रमुख सल्लाहकार
  3. विशेष ब्यक्तित्वहरु
    1. संरक्षकहरु
    2. सल्लाहकारहरु
    3. सह अध्यक्ष
    4. उपाध्यक्षहरु
    5. विभाग संयोजकहरु
    6. कार्यसमिति पदाधिकारीहरु
परिच्छेद २

खातापाताहरुः

किराया हङकङमा निम्न खातापाता राखिनेछ।

१. बैठक खाता

बैठक खातामा  बैठक नं, मिति, समय, स्थान, संस्थाको नाम, अध्यक्षको नाम उल्लेख भएको हुनुपर्ने छ। तेसपछि कार्य समितिको नाम र हस्ताक्षर राख्नु पर्नेछ। बिच भागमा प्रस्ताव र प्रस्तावकको नाम लेखिनु पर्नेछ अनि निर्णय भएको कुरा लेखिनु पर्नेछ। त्यसपश्चात कार्य समिति बाहेक अन्यको उपस्थिति छ भने सो उल्लेख गर्न पर्नेछ। यस खाताको अपडेट “किराया कार्यसमिति” संजाल समुहमा गरिने छ। खाताको अद्यावधिक सचिवले गर्ने छ।

क. बैठक खाताको नमुना

१. बैठक:

  1. बैठक नं.:
  2. मिति:
  3. समय:
  4. स्थान:
  5. अध्यक्षता:

२. उपस्थितिः

  1. अध्यक्ष
  2. प्रमुख अध्यक्ष
  3. महासचिव
  4. सचिव
  5. सह सचिव
  6. कोषाध्यक्ष
  7. सहकोषाध्यक्ष
  8. सदस्यहरु

 ३. भाषिक परिषद:

  1. चाम्लिङ खाम्बातिम
  2. दुमि फन्सिकिम
  3. साम्पाङ जुम्लेखा
  4. बान्तावा खिम
  5. पुमा तुप्खाबाङखाला
  6. थुलुङ सामा
  7. कोयु/कोयी किम
  8. बाहिङ मुलुखिम

४. अन्य उपस्थितिहरुः

५. कोरम:

कूल पदाधिकारीहरु मध्ये ५१ प्रतिशत उपस्थित भै कोरम पुगेको हुनाले बैठक संचालन गर्न अध्यक्षज्युले अनुमति दिनुभयो ।

६. पत्रचार:

कुल पत्र _______ आएको र कुल पत्र _______ गएको  पत्रचार सम्बन्धि सचिवले जानकारी दिनु भयो । आवश्यक पत्रहरुलाई छलफलको लागि प्रस्तावमा लगियो ।

७. अर्थिक:

गत बैठकको मौज्दात _____________ तत्पश्चातको आम्दानी ___________ र खर्च _____________ कटाई बाँकी ब्यालेन्स ___________ रहेको कोषाध्यक्षले जानकारी दिनुभयो ।

८. प्रस्तावहरु:

९. निर्णयहरुः

१०.  बैठक समापनः

अन्य प्रस्तावहरु नभएकोले अध्यक्षले बैठक समापन गर्यो ।

(महासचिव) (अध्यक्ष)

२. गतिविधि खाता

किरात राई यायोक्खा हङकङले गरेका बिविध कार्यक्रमहरुको बिबरण सहित उपस्थित रहेको नामावली सहित गतिबिधि खातामा अभिलेख गरिनेछ। गतिबिधि खातालाई “kiratrai.org” वेभसाईडमा र “किरात राई यायोक्खा हङकङ” फेशबुक पेजमा प्रकाशन गरिने छ । खाताको अधावधिक महासचिवले गर्नेछ ।

कार्यक्रमः
मितिः
समयः
स्थानः

३. बैठक संचालनको रुपरेखा

आशन ग्रहण

  1. आशन बर्गियताक्रम अनुसार
  2. बैठक सुरुवात :
    1. कोरम पुगेको बारे जानकारी
    2. बैठक आचार संहिता (आवश्यक भएमा)
  3. जानकारी :
    1. पत्र आएको/गएको बारे जानकारी –  सचिव
    2. दैनिक आय/ब्याय खाता जानकारी – कोषाध्यक्ष
  4. प्रस्ताव बाचन :
    1. प्रस्तावकको नाम सहित – सचिव
    2. अन्य प्रस्ताव भए सोको माग – फ्लोरबाट
    3. आँउदो कार्यक्रमबारे तयारी कार्यसुचि प्रस्तुति
  5. छलफल : प्रस्तावारे प्रस्ट्याउने – प्रस्तावकबाट
  6. सुझावको मागगर्ने : अध्यक्षलाई छाडी आशन बर्गियताक्रम अनुसार
  7. मत प्रकट : अध्यक्षलाई छाडी कार्यसमिति बर्गियताक्रम अनुसार
  8. निर्णय : अध्यक्षबाट
  9. सभा बिर्सजन – अध्यक्षबाट
परिच्छेद ३

१. बैठक सुचना पत्रको नमुना

श्री किरात राई यायोक्खा हङकङ।
श्री किराया कार्यसमितिका पदाधिकारीज्युहरु, संरक्षकज्युहरु, सल्लाहकारज्युहरु, कुलपतिज्यु, भाषिक अध्यक्षज्युहरु, विभागिय संयोजकज्युहरु।

बिषयः उपस्थितिको लागि हार्दिक अनुरोध।

किरात राई यायोक्खा हङकङको निम्न मिति, समय र स्थानमा निम्न कार्यक्रम गर्न लागि रहेको जानकारी गराउदै उपस्थितिको लागि हार्दिक अनुरोध गर्दछौं।

कार्यसुचिहरुः

  1. .
  2. .
  3. .

(महासचिव) (अध्यक्ष)

२. कार्य प्रतिवेदनको नमुना

  1. तालिम, प्रकाशन बारे : भाषा, लिपि, साहित्य, बैठक, तालिम, प्रकाशन कहिले, कहाँ, कतिचोटि भए ।
  2. संस्कार बारे : गर्भ, जन्म, नौरान, पास्नी, छेवर, मगनी, बिबाह, मृत्यु संस्कार कहिले, कहाँ, कतिचोटि भए ।
  3. पुजा आरधना बारेः चुलापुजा, चुलादर्शन, चुलाग्रहण, गृहपुजा, ब्यावसायपुजा, न्वगी, तयमाखियमा दिवस कहिले, कहाँ, कतिचोटि भए ।
  4. संस्कृति बारेः उभौली, उधौली, साउने संक्रान्ति, येलेदुङ /माघे संक्रान्ति /स्थापना दिवस, सम्मान कार्यक्रम कहिले, कहाँ, कतिचोटि भए।
  5. विविध कार्यक्रम बारे : खेलकुद, यलम्बर साँझ, अन्य कार्यक्रमहरु गरेको तथा अन्य संस्थामा सहभागी कहिले, कहाँ, कतिचोटि भए ।
  6. सहयोग, शुभकामना बारे : अर्थिक सहयोग, शुभकामना कहिले, कहाँ, कतिचोटि भए ।
  7. सुप्तुलुङ खिम निर्माण बारे : सुप्तुलुङ सहयोग संकलन, सुबिधा/सेवा निर्माण कहिले, कहाँ, कतिचोटि भए।

(समाप्त)